8 formas de mejorar la eficiencia de su empresa
8 formas de mejorar la eficiencia de su empresa
Es seguro decir que todas las empresas quieren operar sus oficinas de la manera más eficiente posible. Es decir, la idea es ofrecer la mayor cantidad y los mejores productos y servicios al menor costo. Un error que suelen cometer los administradores es confundir calidad con cantidad.
Ya sea que se haya enfrentado a la tarea de mejorar la eficiencia general de una empresa, o si simplemente desea ver dónde puede mejorar, los siguientes consejos seguramente lo ayudarán. Aquí hay varias formas de optimizar la eficiencia de cualquier empresa mientras se mejora la calidad.
1. Promover una Cultura de Comunicación Abierta
Si su empresa ha implementado una «política de puertas abiertas», ya está en la dirección correcta. Este es un gran comienzo, pero piensa en dar un paso más. Con demasiada frecuencia, las «políticas de puertas abiertas» terminan siendo entradas huecas y poco utilizadas en los manuales de los empleados. Por lo general, estos se desnatan en el mejor de los casos el primer día de trabajo. Cree una cultura de verdadera comunicación abierta y la productividad mejorará como resultado de una moral más positiva en la oficina.
Fomentar la comunicación, la colaboración y la retroalimentación entre los departamentos, así como entre la gerencia y el personal. Esto animará el flujo de ideas, lo que dará como resultado un equipo más productivo en general.
2. Implementar dispositivos móviles inteligentes
Los teléfonos inteligentes, las tabletas y otros dispositivos inteligentes son un paso excepcionalmente eficaz para mejorar la productividad. Proporcione al personal de ventas teléfonos inteligentes para ayudarlos a mantenerse en contacto con la oficina por teléfono y correos electrónicos mientras están en llamadas de ventas. Las tabletas les brindan la capacidad de crear y modificar presentaciones sobre la marcha, y hay innumerables aplicaciones disponibles en ambos dispositivos que están diseñadas para mejorar la productividad al ayudar a combinar y priorizar tareas.
Cuando implemente un sistema de administración de dispositivos móviles inteligentes, pondrá a su empresa en la vía rápida hacia procedimientos más efectivos. Esto (a su vez) brindará una experiencia de mejor calidad tanto para los clientes como para los empleados, lo que dará como resultado un resultado final más sólido.
3. Acepte los comentarios
Sus empleados tienen opiniones. Anime a toda la empresa a aceptar los comentarios, tanto positivos como negativos, creando una salida para ellos. Es una buena idea designar un centro general en el edificio para que el personal se comunique y haga sugerencias sobre la empresa. Muchos eligen hacer esto a través de un sitio web específico centrado en cuestiones de recursos humanos, que sirve como una ventanilla única para las actualizaciones y los problemas relacionados con el trabajo.
Para las empresas emergentes y las pequeñas empresas, un enfoque más personal y asequible es realizar reuniones semanales o mensuales para compartir ideas. También puede usar un tablón de anuncios en una parte central de la oficina como un lugar para compartir ideas.
4. Obtenga una actualización tecnológica
Eche un vistazo alrededor de su espacio de oficina principal. ¿Están sus empleados escribiendo en monitores de 10 años conectados a computadoras anticuadas? Sin duda, parecerá un costo importante a primera vista, pero la actualización periódica de las computadoras y el software de los empleados es una necesidad absoluta. Teniendo en cuenta que el factor más básico de la productividad es la velocidad, equipar las computadoras de la oficina con el software y el hardware que se ejecutan de manera más eficiente debería ser lo primero que debe mejorar.
Es posible que pueda arreglárselas con una simple actualización del disco duro o un aumento de RAM, pero esas computadoras necesitarán un mantenimiento regular y una atención profunda cada pocos años. Si han pasado más de seis, es hora de actualizar el sistema por completo.
5. Consultar Normas Ergonómicas
¿Ha analizado los espacios de trabajo de los empleados en busca de estándares ergonómicos? Sin duda, le conviene repasar los estándares ergonómicos y educar al personal sobre los conceptos básicos. Traiga a un profesional y organice un seminario para informarlo sobre los estándares. Si eso no está en el presupuesto, infórmese sobre los puntos clave y asegúrese de que el elemento vital de su empresa se cuide en este aspecto.
Proporcione al personal equipo de oficina que cumpla con estos estándares, como sillas, reposapiés y teclados. No mire esto como un gasto; más bien, es una inversión que probablemente generará ganancias rentables a través de una mayor productividad de los empleados y menores reclamos de compensación para trabajadores.
6. Optimice los esfuerzos de marketing en redes sociales
Las redes sociales están demostrando ser una de las herramientas de marketing más viables disponibles en estos días. Sin duda es un tema candente, y uno que no debe ser ignorado. El uso de estas plataformas para promocionar su negocio es extremadamente importante, pero en realidad no debería ser una gran preocupación de tiempo. Unas pocas horas repartidas cada semana deberían ser suficientes para mantener adecuadamente las cuentas de redes sociales para la empresa promedio.
Hágase un favor e inste a su coordinador de redes sociales a utilizar aplicaciones optimizadas como HootSuite, Sprout Social y MarketMeSuite. Estos programas combinan cuentas de redes sociales en un tablero conveniente, lo que facilita el control y la publicación en cada una de ellas de manera oportuna.
7. Analizar los procesos de los empleados
Realice una encuesta entre sus empleados actuales para medir su eficiencia general. Haga que los supervisores directos pasen una hora más o menos con cada departamento para determinar cómo cada equipo maneja las tareas individuales. Luego reúnase con estos supervisores para comparar notas y analizar si existe una forma más rápida y eficiente de hacer las cosas.
Esta actividad se verá muy realzada por el aumento de las prácticas de comunicación mencionadas anteriormente. Cuando todos colaboran así, se hace más trabajo. Como beneficio adicional, existe un mayor sentido de propiedad cuando los empleados pueden participar en la modificación de los procedimientos.
8. Establezca metas alcanzables
Una vez que se hayan realizado todos estos ajustes y cambios, es hora de establecer algunos objetivos realistas. Establezca objetivos amplios y generales para toda la empresa y luego trabaje con los jefes de departamento para decidir qué objetivos establecer para cada departamento y, finalmente, para cada empleado.
Establecer objetivos realistas y tangibles de esta manera proporcionará la motivación que tanto necesita. Para completar todo este proceso, una vez que se cumplan estos objetivos, planifique una actividad para toda la empresa, como una comida compartida, donde todos puedan relajarse y disfrutar de la compañía de los demás, mientras celebran su éxito.
La tarea de mejorar la eficiencia de una empresa ciertamente puede ser desalentadora. No se deje intimidar por la enormidad de la situación. Más bien, considere esta una oportunidad para hacer de su empresa una en la que cualquiera quiera trabajar y, al mismo tiempo, hacerla más eficiente.
