7 consejos sobre cómo dar instrucciones claras y comprensibles al personal

7 consejos sobre cómo dar instrucciones claras y comprensibles al personal

Dar instrucciones claras y comprensibles es una de esas cosas que suenan fáciles de hacer, pero en la vida real pueden ser más complejas, especialmente en un entorno de oficina o dentro de una empresa. Los mensajes mixtos, las suposiciones y las opciones múltiples significan que el mensaje recibido puede diferir de lo que realmente queríamos decir.

A principios de este año, decidí solicitar la ayuda de un VA (asistente virtual) de elance.com. ¡Nunca antes había usado un asistente virtual y rápidamente me enseñó la importancia de dar instrucciones claras y definidas si espera que sus instrucciones se entiendan y actúen de la manera que desea! Esto es particularmente importante cuando no está cara a cara para dar las instrucciones, ya que cuando las instrucciones se dan por correo electrónico o por escrito, es difícil medir el tono y no puede señalar las cosas físicamente.

Además, mi VA tenía su sede en Malasia, donde el inglés no era su primer idioma, por lo que era aún más importante dar instrucciones claras.

A partir de mis experiencias, quiero compartir con ustedes mis 7 mejores consejos sobre cómo dar instrucciones claras y hacer el trabajo que desea.

1. No asumas que saben lo que quieres decir

Ya sabes lo que dicen, ¡esa suposición es la madre de todos los errores! No seas el tonto que asume que la gente sabe lo que quieres decir. Si bien la mayoría de las personas en su oficina o empresa serán intuitivas y estarán activas, no son lectores de mentes. Un imperativo al entregar instrucciones claras es no asumir que el destinatario sabe lo que quiere decir, y esto puede ser para cualquier cosa, desde siglas de la industria hasta a quién contactar en diferentes departamentos u organizaciones. Solo te tomará unos segundos más explicar los detalles.

Por ejemplo, le había indicado a mi VA que usara tweetdeck (una aplicación que programa tweets preescritos), sin embargo, el hecho de que haya oído hablar de tweetdeck no significa que lo hayan hecho y me equivoqué al suponer que lo habían hecho.

2. Sea claro y específico

A todo el mundo le encantan los gofres (chorreando jarabe de arce, por favor), pero a nadie le gustan los gofres en una conversación y especialmente en un correo electrónico o cuando se trata de un conjunto de instrucciones. Si bien no desea divagar en su conjunto de instrucciones (eso sería una pérdida de tiempo y, para ser honesto, se apagarían después de un tiempo), sí desea asegurarse de que sus instrucciones sean claras, específicas y conciso. Personalmente, prefiero no endulzarlo, y preferiría ser directo para ser el punto sobre lo que se debe actuar o entregar, en lugar de hacer que las instrucciones sean demasiado floridas, lo que solo generará confusión.

Por ejemplo, no indique simplemente “envíe una selección de las sesiones informativas a unas pocas partes interesadas clave”, sino que indique cuántas partes interesadas, a quién y qué sesiones informativas. A menudo me parece útil señalar con viñetas, ya que reduce la tentación de perder el tiempo y ayuda a que sus instrucciones y acciones estén más enfocadas.

3. Dar marcos de tiempo

No confunda las cosas por no ser específico con sus plazos y plazos. Lo que consideras como “pronto” podría ser muy diferente de tus colegas. Si cree que «pronto» es el próximo par de horas, pero su personal al que ha instruido consideró que sería en unos pocos días, ¡entonces esta comunicación tendrá serias implicaciones en cualquier negocio o proyecto!

4. Da ejemplos

Siempre que sea posible, asegúrese de dar ejemplos. Esto será especialmente beneficioso si son nuevos en el puesto o si no han realizado la tarea antes. Esto ayudará a agregar claridad a sus instrucciones y ayudará a formar una imagen más clara de lo que quiere decir y desea.

Por ejemplo, si les pide que diseñen una encuesta de satisfacción del cliente para su nuevo producto, es posible que desee enviarles ejemplos de otras encuestas utilizadas anteriormente para darles una idea.

5. Dar alternativas

Al entregar sus instrucciones, vale la pena considerar dar algunas alternativas en caso de que su opción de instrucción preferida no sea viable o no esté disponible.

Por ejemplo, podría ser “Quiero que programe una reunión el 20 de este mes durante 2 horas con el Director de Finanzas. Si no están disponibles el día 20, entonces la tarde del día 26 está bien, o podemos reunirnos con el Analista Comercial”.

Al brindar alternativas, está capacitando a su personal para que haga el trabajo con un mínimo de alboroto y controlándose constantemente a sí mismo. La belleza de encargar a otra persona que haga algo es que no tienes que hacerlo tú, lo que te ahorrará tiempo. Al establecer alternativas, no tienen que volver a usted, después de todo, no le ahorrará tiempo si tiene que seguir respondiendo a las consultas.

6. Establece límites

Personalmente, no soy de los que se dedican a la microgestión y, por eso, no soy de los que me siguen preguntando si deben hacer algo o no. Una vez que se establece una tarea, las instrucciones deben ser lo suficientemente claras como para que no se necesiten más confirmaciones y aclaraciones (sin embargo, al decir esto, obviamente es mejor buscar una aclaración si no está seguro). Si esto le parece cierto, debe asegurarse de que sus instrucciones son claros para que estén seguros de lo que están haciendo y no sientan la necesidad de volver con preguntas. Al igual que con el consejo 5, establecer límites es muy importante, especialmente si no puede pensar en alternativas en ese momento, entonces los límites podrían funcionar.

Por ejemplo, puede indicar «ir al proveedor y pedir 100 unidades». Si el proveedor normal está agotado, está bien usar un nuevo proveedor siempre que no sea más del 10% más caro y pueda entregar dentro de los 3 días hábiles”. Aquí no ha sido específico con sus alternativas, pero lo suficientemente claro en los límites para que ellos tomen la decisión.

7. Obtén aclaraciones

Antes de dejar a su personal suelto sobre la base de sus instrucciones, no estaría de más pedirles aclaraciones para asegurarse de que entienden cuál es la tarea en cuestión y qué se espera. Simplemente puede preguntar al final si hay alguna pregunta, pero el único problema es que es demasiado fácil decir simplemente «no». O pueden pensar que entienden o incluso pueden ser demasiado tímidos para preguntar. ¡Tal vez pídales que recapitulen sobre lo que se requiere, o cuáles son las prioridades/objetivos para que pueda asegurarse de que lo que ha dicho es lo que se ha escuchado!