7 consejos para agilizar su comunicación por correo electrónico

7 consejos para agilizar su comunicación por correo electrónico

En estos días, es casi imposible no usar el correo electrónico para comunicarse en el trabajo, ya que pocos otros medios de comunicación ofrecen la misma velocidad, eficiencia, confiabilidad y rentabilidad.

Pero también es fácil quedarse atascado en los correos electrónicos. Cuando su bandeja de entrada está constantemente llena, es más fácil perder el rastro de los mensajes importantes o responder con demasiada lentitud a los problemas urgentes. ¿Qué pasaría si pudiera enviar menos correos electrónicos, recibir menos correos electrónicos, pero aun así realizar la misma cantidad de trabajo?

Aquí hay algunos consejos para hacer precisamente eso al optimizar su comunicación por correo electrónico con sus clientes y compañeros de trabajo.

1. Controle los boletines y los correos electrónicos promocionales

La mayoría de las personas reciben correos electrónicos masivos de algún tipo a diario, ya sean ofertas diarias de Groupon, un boletín informativo de la industria o notificaciones de sitios como Facebook. Estos correos electrónicos a menudo dificultan el acceso a sus mensajes «reales». Entonces, ¿qué puedes hacer para tenerlo bajo control?

• Darse de baja periódicamente. Asegúrese de tomarse unos segundos adicionales para eliminarse de una lista que ya no le interesa.
• Evite conseguirlos en primer lugar. Al completar cualquier formulario, asegúrese de desmarcar cualquier casilla que lo registre automáticamente para recibir comunicaciones por correo electrónico de la empresa.
• Desactivar las notificaciones. Sitios como Facebook, Twitter y LinkedIn le envían mensajes breves para avisarle cuando alguien deja un comentario o envía un mensaje. En su lugar, solo revise los sitios regularmente.
• Si usa Gmail, puede cambiar su tipo de Bandeja de entrada a la configuración «Predeterminada», que relega Social, Promociones, Actualizaciones y Foros a pestañas separadas.
• Regístrese en UnRoll.me. El servicio gratuito «reúne» sus suscripciones en un solo correo electrónico diario, por lo que no se perderá nada, pero tampoco saturarán su bandeja de entrada.

2. Aproveche al máximo los correos electrónicos transaccionales

Los correos electrónicos transaccionales son mensajes de correo electrónico que se envían automáticamente a los usuarios cuando hacen cosas como confirmar una dirección de correo electrónico, cambiar una contraseña o completar un pago en línea por una mercancía. Según los datos recopilados por Easy-STMP, la «tasa de apertura» (que es exactamente lo que parece) supera el 100% para estos mensajes transaccionales.

Eso significa que estos correos electrónicos generalmente se abren no solo una vez, sino repetidamente. Esto hace que el correo electrónico transaccional sea un activo valioso para usted y su cliente al proporcionar una forma de optimizar mejor su comunicación por correo electrónico.

Haga que estos correos electrónicos trabajen más para usted. Si proporciona respuestas a preguntas comunes dentro del correo electrónico o les indica la dirección de los recursos que podrían necesitar, será menos probable que se comuniquen con usted con preguntas, lo que reducirá la cantidad de correos electrónicos que recibe. También puede usarlos como una oportunidad para realizar ventas cruzadas de otros artículos.

3. Haga que un solo correo electrónico logre más

Si se encuentra enviando varios correos electrónicos a una persona durante un solo día, deténgase. Por lo general, esto sucede porque está haciendo preguntas a medida que surgen problemas.

En su lugar, comience un borrador temprano en el día y solo envíelo cuando tenga múltiples preguntas o inquietudes. Use viñetas para asegurarse de que la otra persona pueda verlas y abordarlas fácilmente.

4. Sugerir fechas, horas y lugares para reuniones y llamadas

A menudo puede tomar docenas de correos electrónicos para coordinar una sola cita. Reduzca la cantidad de mensajes que van y vienen al sugerir opciones específicas para fechas, horas e incluso ubicaciones desde el principio. En algunos casos, puede reducir toda la comunicación a solo dos o tres mensajes de esta manera.

5. Maneje los problemas ahora

No lea un correo electrónico y luego responda más tarde. Es mucho más probable que se ignore por completo y, de hecho, perderá más tiempo a largo plazo, ya que leerá el mismo mensaje varias veces. En su lugar, reserve un momento del día para revisar absolutamente todos los correos electrónicos y lograr el codiciado «bandeja de entrada cero».

¿Crees que suena imposible? Vale, a veces simplemente no puedes responder a un correo electrónico cuando lo recibes. A veces simplemente no tienes la información requerida todavía. Ahí es donde entra en juego Boomerang. Esta herramienta está disponible para Gmail y Outlook, y le permite archivar un correo electrónico y luego hacer que vuelva a aparecer en su bandeja de entrada más tarde a la hora que programe, idealmente cuando realmente pueda abordarlo. También es una forma poderosa de recordarse a sí mismo que debe hacer un seguimiento de los correos electrónicos que envía.

6. Texto o llamada en su lugar

Antes de presionar enviar, pregúntese: ¿es el correo electrónico realmente el medio de comunicación más efectivo para este mensaje? A veces, un mensaje de texto rápido es mucho más eficiente. O tal vez sería necesaria una llamada de todos modos, por lo que también podría morder la bala. Considere levantar su teléfono y escribir o marcar en su lugar.

7. Iniciar un boletín

Ya sea que solo sea un peón en una gran empresa, un trabajador independiente o el dueño de un negocio, a menudo hay ocasiones en las que tiene que enviar el mismo mensaje a varias personas. Considere enviarles correos electrónicos masivos en su lugar. Puede configurar un boletín gratuito rápidamente a través de un programa como MailChimp.

Pero ten cuidado con cómo lo usas. Si no tiene algo que decir, considere esperar, porque en realidad podría aumentar la cantidad de correos electrónicos con los que tiene que lidiar.

Utilice estos siete consejos y verá que su comunicación por correo electrónico mejora, tanto en términos de eficiencia como de eficacia, y es muy probable que sus compañeros de trabajo y clientes noten y aprecien su atención a los detalles y una comunicación más efectiva.