12 desafíos que enfrentan los asistentes administrativos
12 desafíos que enfrentan los asistentes administrativos
Los puestos de asistente administrativo se encuentran en casi todas las industrias. Ya sea en finanzas, minería, legal, cine y/o comercio minorista, esta posición puede ser extremadamente exigente y definitivamente merece algún reconocimiento. Algunos podrían creer que ser asistente administrativo es fácil. Ese no es el caso, los asistentes administrativos trabajan muy duro. Son personas educadas, que tienen personalidades encantadoras y pueden hacer casi cualquier cosa.
1. Pueden verse obligados a lidiar con personalidades difíciles
La mayoría de los asistentes administrativos han tenido que lidiar con muchas personalidades que entran y salen del espacio de la oficina. En general, estas personas serán agradables, mientras que otras serán bombas de relojería que palpitan con ira comprimida, listas para desatar sobre el educado asistente administrativo.
Cuando se trata de una personalidad difícil, el personal administrativo suele tener un encanto ingenioso. Pueden ayudar a la persona acalorada a calmarse y ganar confianza en la compañía una vez más, brindándole confianza y asegurándole a la persona enojada que todo se resolverá lo antes posible.
2. Pueden ser vistos como alguien de menor importancia
De alguna manera, el puesto de asistente administrativo ha sido catalogado como un puesto de partida para la mayoría de las empresas. Lo que la mayoría de la gente no entiende es que ser asistente administrativo es una carrera profesional en la que las personas pueden sobresalir.
Los asistentes administrativos están tan orgullosos de sus carreras, su conocimiento y su humildad, que es fácil para ellos ignorar a cualquiera que cuestione su plan de avance profesional. Saben lo importante que es su función y cómo aportan crecimiento a la empresa para la que trabajan.
3. Se puede esperar que limpien después de que todos
Uno pensaría que con una oficina llena de adultos adultos, la gente sabría cómo limpiar después de sí mismos. El personal administrativo sabe que su trabajo requiere muchas tareas de crianza, pero también sabe que tiene un problema cuando comienza a encontrar cáscaras de plátano que se pudren en el piso de la sala de juntas.
Los asistentes administrativos se ocupan de los compañeros de trabajo desordenados simplemente colocando carteles y letreros que reflejan la higiene poco ética del lugar de trabajo de sus compañeros de trabajo. Es posible que no siempre llamen a una persona directamente, pero el mensaje es claro, no se tolerarán los platos sucios que se dejen en el mostrador de la cocina ni los envoltorios de dulces en el piso.
4. Se puede esperar que arreglen cualquier cosa y todo
¿Sabías que los auxiliares administrativos también son técnicos informáticos? Se espera que arreglen los problemas de Internet, conecten a los empleados a las impresoras de red, ayuden con el software y luego vuelvan a archivar el papeleo y contestar múltiples líneas telefónicas. Sin mencionar la cantidad de veces que han tenido que cargar bolsas de basura con fugas al contenedor de basura, cambiar botellas de tóner que explotan en la fotocopiadora, rellenar almohadillas de tinta y bolígrafos vacíos, sacar viejas cajas bancarias del almacenamiento polvoriento y más.
Los asistentes administrativos no son plomeros, electricistas o técnicos certificados de ningún tipo. Sin embargo, encuentran una manera de resolver el problema en cuestión con sus increíbles habilidades físicas y habilidades para resolver problemas.
5. Se puede esperar que lo sepan todo, incluso cuando no están incluidos en reuniones y conversaciones privadas
Hay reuniones y conferencias telefónicas todo el día, en las que no están incluidos. Sin embargo, se espera que sepan lo que está pasando en todo momento.
A pesar de su incapacidad para tomar decisiones ejecutivas, conocen más información que el empleado típico. Son un centro de información. Esto se debe a que han dominado el acto de soltar fácilmente, hacer las preguntas correctas y juntar fragmentos de información para obtener las respuestas correctas. Básicamente, todos son detectives.
6. Pueden ser culpados por cualquier cosa que salga mal
Puede que no sean los que toman las decisiones, pero cuando todo sale mal, todos los dedos los señalan como los culpables, o al menos es su responsabilidad resolver el problema.
Para evitar ser acusado o culpado de nada, los asistentes administrativos registran su jornada laboral. Anotan todo y crean un registro en papel sistemático para ellos mismos para cubrir su agenda de principio a fin, en caso de un contratiempo inesperado.
7. Se puede esperar que siempre estén disponibles
A veces, los asistentes administrativos comen mientras trabajan. Pueden estar a la mitad de su almuerzo cuando un compañero de trabajo se les acerca acerca de una próxima reunión, una conexión a Internet rota o incluso un baño inundado.
Saber cuándo trazar la línea es la mitad de la batalla, porque algunos compañeros de trabajo pueden hacer que una situación parezca mucho más urgente de lo que realmente es. Para su propio beneficio, los asistentes administrativos aprenden a tomar decisiones basadas en la situación actual. Siempre estarán de acuerdo en abordar el problema, pero a veces deciden que después del almuerzo les conviene más.
8. Pueden utilizar su escritorio como estación de descarga
Les encanta la sensación de hacer una gran mella en su pila de trabajo, pero si se alejan por un momento, seguramente serán bienvenidos con papeleo adicional en su bandeja de entrada.
Para mantenerse al día con el trabajo entrante constante, clasifican y administran todo en categorías y luego lo priorizan. Los asistentes administrativos son extremadamente organizados y saben cómo mantener un flujo de trabajo productivo para manejar grandes cargas de trabajo.
9. No pueden tener privacidad
Ser el asistente de casi todos significa que su escritorio es gratuito para todos con quienes trabajan. Son el guardián de llaves, contraseñas, papelería, suministros y el gran cajón de dulces.
Para mantener su espacio para ellos mismos, desarrollan casas para todas las propiedades de la empresa fuera de su burbuja personal. Todo lo que es personal se mantiene alejado en una esquina opuesta, como las llaves del automóvil, la billetera y el teléfono celular.
10. Pueden carecer de actividad física
Algún día, habrá demasiados correos electrónicos y demasiado papeleo en su bandeja de entrada como para irse. A veces, incluso pueden sacrificar tomar un descanso o almorzar para completar un trabajo.
Los asistentes administrativos tienen una gran ética de trabajo: pueden realizar múltiples tareas fácilmente y trabajar más duro para encontrar tiempo extra durante el día para una caminata refrescante al aire libre.
11. A veces pueden ser el blanco de las bromas de la oficina
Cuando los asistentes administrativos cometen un error, lo que puede suceder, a veces son el blanco de todas las bromas por el resto del día.
Para lidiar con la burla, simplemente intervienen con todos los demás y se ríen de sus propios errores. Saben que ser capaces de admitir sus defectos y aprender de ellos es señal de un gran liderazgo.
12. Pueden estar mal pagados y sentirse poco apreciados
El estado de un puesto de asistente administrativo es discutible según el punto de vista que se mire. Con la carga de trabajo de cien personas, a veces se les paga como si estuvieran en la base del tótem.
A veces, sus empleadores están tan ocupados que el personal administrativo debe mencionar el hecho de que se debe abordar un aumento. A veces, los empleadores olvidan cuánto han hecho sus asistentes administrativos por la empresa y deben ser apreciados regularmente.
También te puede interesar
10 señales de que estás bajo demasiada presión en el trabajo
11 señales de que realmente amas tu trabajo
15 claves para la felicidad en el lugar de trabajo
