10 pasos simples para planificar una conferencia exitosa

10 pasos simples para planificar una conferencia exitosa

Mi esposo está planeando una conferencia en este momento y, al mismo tiempo, estoy comenzando a organizar un evento de un día. Ambos nos sentimos bastante intimidados, así que pensé que podría ser útil para nosotros, y para otros, simplificar el proceso en diez pasos simples.

1. Determinar el “Por qué”

Siéntese con sus socios (si los tiene) y hable sobre el objetivo final de la conferencia. ¿Es para generar ingresos? ¿Asegurar nuevos clientes? ¿Obtener publicidad? Tenga este objetivo en mente a medida que avanza con el resto de la lista.

2. Crea tu lista de deseos

En un mundo ideal, ¿cómo sería su conferencia? Anota detalles como la ubicación, los oradores, el número y la calidad de los participantes, la comida y las actividades divertidas.

3. Elaborar un presupuesto

¿Cómo pagará su evento? Investigue los recursos que puede usar de forma gratuita (como el espacio donado) y lo que puede cobrar a los participantes para cubrir los costos y aún así obtener ganancias (si ese es un objetivo). Haga una hoja de cálculo de presupuesto que enumere los elementos de costos principales de su lista de deseos: alquiler de ubicaciones, personal, oradores, comidas, señalización, equipo audiovisual, materiales impresos, obsequios y extras divertidos. No olvide incluir los costos de marketing del evento, como un sitio web, y cree un colchón del 10 al 15 por ciento en caso de que los gastos se extiendan.

4. Elige de manera práctica

Obviamente, el costo será un factor a la hora de elegir dónde realizar su evento y qué servicios brindar, pero también lo será la asistencia. Desea seleccionar una ubicación que esté en la misma ciudad que muchos participantes o cerca de ella.

Su orador ideal puede ser Donald Trump, pero en realidad probablemente necesite una opción menos costosa. Un resort es ciertamente atractivo, pero ¿tiene suficientes salas de reuniones y personales, y los participantes disfrutarán del lugar lo suficiente como para pagar una prima?

Considere encuestar a los participantes de eventos anteriores como el suyo para comprender qué es lo más importante al asistir a una conferencia de este tipo y haga selecciones basadas en estos comentarios.

5. Trabajar con proveedores

Comience a trabajar con los proveedores de servicios de los artículos en su hoja de cálculo de presupuesto lo antes posible. Comprenda lo que se proporcionará en cada caso y revise los contratos y las políticas de cancelación detenidamente (por ejemplo, debe saber si el hotel proporcionará equipo de audio y video y soporte en sus salas de reuniones, o si necesita traerlo usted mismo) . Si necesita un proveedor específico, le recomiendo consultar con la Oficina de Convenciones y Visitantes de su ciudad de destino.

6. Encuentra oradores

Comuníquese con su red para identificar a los oradores que mejor lo ayudarán a lograr los objetivos de la conferencia y que estén dentro de su presupuesto (no solicite ni espere que los oradores profesionales se presenten de forma gratuita). Revise videos de demostración y hable con personas que hayan escuchado este altavoz antes. Cuando se comunique con un orador, bríndele detalles amplios para que pueda personalizar sus comentarios para su audiencia y asegúrese de estar al tanto de sus arreglos de viaje y otras necesidades.

7. Establecer la agenda

Redacte un cronograma detallado para su conferencia que comience temprano (las 8 a. m. es razonable) y termine temprano (4 p. m.). Programe una combinación de oradores formales, talleres en grupos pequeños y tiempo libre para establecer contactos. Planee alimentar a sus participantes cada pocas horas, ya sea con una comida completa o con un refrigerio durante el descanso. Una vez completada la agenda del día, considere organizar una cena en un restaurante cercano o entretenimiento local, como un recorrido.

8. Comercializa tu evento

Cree un logotipo y un esquema de colores para su evento y muéstrelo en un sitio web del evento con registro en línea. Reúna a sus tropas para correr la voz a través de correos electrónicos y publicaciones de invitados en medios en línea dirigidos a su audiencia. Si corresponde, utilice los sitios web de listados de eventos locales. Considere ofrecer descuentos a las organizaciones que envíen a más de un participante.

9. Planifica un “Día de” libre de estrés

Comuníquese activamente con sus participantes y proveedores con anticipación para que sepan dónde estar y qué esperar. Obtén su información de contacto y asegúrate de que ellos tengan la tuya. Recorra las instalaciones antes de que comience su conferencia para asegurarse de que su personal esté en su lugar y que todo funcione correctamente. A medida que las cosas se calman y llegan las facturas, revíselas línea por línea para que pueda resolver las disputas en el acto.

10. Evalúa tu evento

Ahora que está listo para ingresar al negocio de la planificación de eventos a tiempo completo, veamos qué puede aprender para la próxima vez. Haga que sus participantes llenen un formulario de evaluación en papel o electrónico y busquen comentarios comunes.

(Crédito de la foto: en el seminario a través de Shutterstock)