10 elementos clave de reuniones efectivas para evitar perder el tiempo
10 elementos clave de reuniones efectivas para evitar perder el tiempo
Las reuniones efectivas son una de las formas de discutir y resolver problemas, no solo en una empresa sino en cualquier organización. Ya sea el jefe o los empleados, cualquiera puede contribuir y hablar.
Aunque las reuniones son herramientas necesarias para la productividad, algunas simplemente no funcionan y terminan desperdiciando el tiempo y la energía de todos.
Existen métodos y elementos simplificados para llevar a cabo una reunión eficiente y eficaz, 10 de los cuales se presentarán aquí.
1. Defina un propósito claro para la reunión
Antes de llamar a una reunión, primero debe preguntar:
¿Por qué y para qué?
Una reunión solo será efectiva si su propósito y objetivos son claros, ya sea para resolver una disputa entre empleados o discutir una crisis de la empresa. Esto también implica alcanzar cierto resultado, y este resultado probablemente esté relacionado con el propósito.
Se debe planificar un propósito claro antes de enviar las invitaciones a las personas involucradas. Asegúrese de saber exactamente por qué se está reuniendo y el resultado esperado.
2. Invita solo a las personas necesarias
Tener solo a las personas necesarias como participantes de la reunión es otro paso hacia una reunión efectiva.
¿El propósito de la reunión tiene algo que ver con la seguridad de la red de la empresa? Invitar al jefe del departamento de TI.
¿El propósito de la reunión tiene algo que ver con el futuro de la empresa? Invita a tu jefe y a los empleados involucrados.
Solo las personas que están directamente conectadas con el resultado esperado deben asistir a la reunión. De esa manera, no desperdiciará el tiempo y la productividad de otras personas. Esto también mantendrá los números lo más bajos posible, lo que significa menos interrupciones y distracciones.
3. Aprobar un cronograma final
Cuando esté trabajando para llevar a cabo reuniones efectivas, cree una agenda para la reunión. Esto debe incluir elementos de acción, lugar, hora de inicio y finalización, y las personas involucradas. Luego, envíe el memorando a las personas necesarias por correo electrónico o colóquelo en su escritorio.
No espere a las personas que llegan tarde y asegúrese de que la reunión comience a tiempo. Esto puede no ser fácil al principio, especialmente si eres del tipo indulgente. Pero te darás cuenta de que esto es importante no solo para ti sino también para otras personas.
Las personas se sentirán más cómodas con una reunión si se les presenta la agenda. Esto también disminuirá asuntos triviales, como introducciones innecesarias o la inserción de preguntas al azar.
4. Crear una regla contra teléfonos inteligentes o tabletas
Es difícil competir por la atención de las personas, especialmente cuando usan sus teléfonos o tabletas.
La multitarea ya es algo problemático en sí mismo, pero es peor cuando tienes que competir con dispositivos especialmente diseñados para captar la atención de las personas. La investigación muestra que la multitarea entre diferentes medios da como resultado un procesamiento de información más deficiente y un rendimiento y productividad más bajos.
En un estudio, «Los resultados mostraron que los multitareas de medios pesados son más susceptibles a la interferencia de estímulos ambientales irrelevantes y de representaciones irrelevantes en la memoria»[1].
Para asegurarse de que los asistentes a la reunión se centren en la agenda, prohíba el uso de teléfonos inteligentes y tabletas para que cada participante se concentre en la tarea que tiene entre manos.
5. Asignar un moderador
Aunque seas tú quien planifique la reunión, esto no significa que también seas el moderador.
Debes pensar si eres la persona más adecuada para moderar la reunión o si alguien más podría hacerlo mejor. Esto probablemente dependerá del tema. No dude en asignar a otras personas calificadas como moderadores si cree que es lo mejor para la productividad.[2].
Por supuesto, el moderador debe ser alguien que sepa cómo llevar a cabo reuniones efectivas. El moderador también debe actuar como cronometrador y observar el flujo correcto de la reunión, asegurándose de que la agenda esté en orden. Lo más probable es que la reunión sea más exitosa de esta manera.
6. Tener menos y mejores reuniones
En lugar de convocar una reunión cada vez que haya un problema o disputa en la empresa, encuentre otras formas de resolver esos problemas.
Hay muchas alternativas a las reuniones que son más efectivas y eficientes que tener reuniones subóptimas. Enviar un correo electrónico o hablar con las personas responsables son solo algunas de las formas en que puede optar por no participar en las reuniones.
Puedes encontrar más ideas de alternativas a las reuniones en este artículo.
Si convoca a la menor cantidad de reuniones posible, los participantes estarán más entusiasmados por asistir. Debes asegurar la calidad de tus reuniones, y puedes hacerlo evitando las innecesarias.
7. Separe la hora de comer de la hora de la reunión
Hacer otras cosas durante una reunión disminuirá la atención de todos, y esto incluye comer. Puede ser una buena idea declarar la hora de comer entre treinta minutos y una hora antes de la hora de la reunión. Esto asegurará que las personas no coman durante la reunión, lo que evitará más distracciones.
Durante la comida o la hora de comer, todos pueden comer y conversar. Pero durante la reunión, todos deben concentrarse en la agenda en cuestión y hacer una lluvia de ideas juntos.
De esta manera, puedes seguir tu plan, dedicar tu atención a cumplir el propósito de la reunión y administrar tu tiempo sabiamente.
8. Revisar las decisiones de la reunión
Durante los últimos cinco a diez minutos de la reunión, repase las decisiones y acciones tomadas. Se debe lograr un entendimiento claro entre los participantes y el propósito de la reunión antes de que todos se vayan. Esto asegura que todos tengan sus consultas satisfechas y sus contribuciones incluidas.
También ofrece una oportunidad para que cualquier persona exprese dudas o preguntas finales, o para compartir información que sea relevante para las decisiones, lo cual es clave para reuniones efectivas.
El moderador debe aclarar cualquier desacuerdo entre los participantes antes del final de la reunión, y deben presentar soluciones concisas a sus problemas. Es importante que todos absorban lo que se discutió en la reunión.
9. Envíe una nota de seguimiento a cada participante
Cada participante tiene sus propios problemas fuera de la reunión. Es por eso que algunas personas a menudo olvidan algunas cosas, incluso si son importantes. Para asegurarse de que las personas recuerden lo que se discutió en la reunión, envíe una nota de seguimiento por correo electrónico o déjela en su escritorio.
Este debe ser breve y sencillo, cubriendo lo que se discutió y las conclusiones a las que se llegó. También puede incluir un rápido “gracias” por su participación.
10. Envíe una hoja de evaluación
Debemos admitir que no todo el mundo ama la idea de las reuniones. Para esas personas, debemos encontrar formas de asegurarnos de que se sientan cómodas siempre que estén incluidas en una reunión.
Algunos de ellos no dirán cuáles son los problemas si se les pregunta directamente, por lo que una hoja de evaluación es una herramienta útil para obtener sus comentarios.
Consulte este artículo para obtener más información sobre por qué los comentarios son tan importantes.
Verifique los comentarios de los participantes, incorpore las solicitudes de los participantes en la próxima reunión y cambie cualquier proceso que cause molestias. Para llevar a cabo reuniones efectivas, garantizar que las personas se sientan cómodas es clave.
Pensamientos finales
Las reuniones son importantes, pero eso no significa que siempre sean productivas. Es importante aprender primero cómo llevar a cabo reuniones exitosas antes de esperar que todo salga bien.
Recuerde que una reunión eficaz es un proceso en el que todos deben cooperar.
Estos 10 consejos simples sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas seguramente lo ayudarán a convertirse en un mejor líder y compañero de equipo. Ahora siga adelante e incorpore estos consejos en su rutina diaria de reuniones y deje que la productividad fluya.
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