7 trucos para convertirte en un experto en hojas de cálculo

Por AutoestimaFeliz enero 11, 2022 Tecnología 0 comentarios

Los programas informáticos de hojas de cálculo, como Excel, son una excelente herramienta para organizar, almacenar y manipular datos. Aquí hay trucos que ayudarán con la entrada de datos en la hoja de cálculo:

1. Controle el puntero de la celda durante la entrada de datos:

Excel mueve automáticamente el puntero de la celda a la siguiente celda hacia abajo cuando presiona Entrar después de ingresar datos en una celda. Esto se distrae, especialmente si desea agregar datos en una fila en lugar de una columna. Para cambiar la configuración, utilice el cuadro de diálogo de opciones de Excel.

Elija: Archivo -> Opciones de Excel -> Avanzado -> Opciones de edición.

Habilite la casilla de verificación «Después de presionar Entrar, mueva la selección» y el menú desplegable correspondiente, controla la acción del puntero de la celda durante la entrada de datos.
Sugerencia: Al deshabilitar la casilla de verificación, las teclas de flecha se pueden usar para controlar la dirección del puntero. Por ejemplo, si está ingresando datos en una fila, presione la tecla de flecha hacia la derecha en lugar de Entrar para moverse con fluidez a la siguiente celda en la misma fila.

2. Almacenar datos dentro de tablas de datos:

La hoja de cálculo de Excel es una cuadrícula de filas y columnas. Al agregar datos a Excel, intuitivamente uno no usa tablas de datos. Sin embargo, las tablas de datos de Excel son simples y poderosas. Ayudan a agregar fácilmente más filas y columnas sin preocuparse por actualizar las referencias de fórmulas, las opciones de formato, la configuración de filtros, etc. Las tablas de datos se encargan de todo.

Para agregar tablas de datos de Excel, seleccione un rango de celdas que contenga datos y haga clic en el botón Tabla que se encuentra dentro de Insertar cinta.

Trucos de la tabla de datos:

Las tablas de datos vienen con su propio conjunto de filtros de datos y opciones de clasificación de forma predeterminada. Sin tablas de datos, Excel permite solo un conjunto de filtros por hoja de trabajo. Sin embargo, si una hoja de trabajo tiene más de una tabla, cada tabla viene con sus propios filtros y opciones de clasificación.
Las fórmulas dentro de una tabla de datos pueden usar nombres de encabezado significativos en lugar de usar referencias de celda. Además, al agregar o eliminar filas, no es necesario preocuparse por actualizar las referencias.

Con referencias estructuradas, calcular columnas internas se vuelve muy fácil. Además, Excel llena automáticamente la fórmula dentro del resto de las celdas de la columna.
Las tablas de datos se pueden formatear con un solo clic dentro de Herramientas de tabla
Los datos duplicados se pueden eliminar de las tablas de datos con un solo clic dentro de Herramientas de tabla
Las tablas de datos se pueden volver a convertir en un rango con un solo clic dentro de Herramientas de tabla
Las tablas de datos se pueden exportar a un sitio de puntos compartidos con un solo clic dentro de Herramientas de tabla
Las tablas de datos se pueden resumir agregando una fila total con un solo clic dentro de Herramientas de tabla

3. Formularios de entrada de datos

Una vez que las tablas de datos se configuran en una hoja de trabajo, los formularios de datos de Excel brindan la capacidad de ingresar datos en esas tablas mediante un cuadro de diálogo. Para obtener el botón de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido, siga los pasos a continuación:

Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
Seleccione Más comandos de la lista
Elija todos los comandos del menú desplegable
Debería encontrar Formularios en la lista de Todos los comandos
Haga clic en Agregar, y debería agregarse a la barra de herramientas de acceso rápido, una vez que haga clic en Aceptar

Para acceder al cuadro de diálogo Formularios, simplemente seleccione el Rango de tabla de datos en la hoja de trabajo y haga clic en Formularios en la barra de herramientas de acceso rápido.

Las opciones en el cuadro de diálogo son las siguientes:

Nuevo: agrega un nuevo registro en la tabla de datos
Eliminar: elimina el registro mostrado de la tabla de datos
Restaurar: restaura los cambios realizados en una entrada de tabla de datos
Buscar anterior/Buscar siguiente: busca los registros como se especifica en el campo Criterios
Criterios: Recuperación de datos que cumplen con un criterio establecido
Cerrar: cierra el cuadro de diálogo

4. Listas de validación de datos:

Crear una lista desplegable y hacer cumplir la entrada de datos mediante el menú desplegable garantiza que siempre se mantenga la coherencia de los datos en su hoja de trabajo. Para crear una lista desplegable:

Ingrese la lista de artículos en un rango.
Seleccione la celda que contendrá la lista desplegable
Elija Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos.
En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
En la lista desplegable Permitir, seleccione Lista.
En el cuadro Origen, especifique el rango que contiene los elementos.
Asegúrese de que la opción desplegable En la celda esté marcada y haga clic en Aceptar.

Sugerencia: si la lista desplegable es corta, puede ingresar los valores directamente en el Campo de origen separados por comas.

5. Autocorrección para la entrada de datos abreviados:

Autocorrección, de forma predeterminada, está destinada a hacer cosas útiles como poner en mayúscula la primera letra de las oraciones o corregir el uso accidental de la tecla de bloqueo de mayúsculas. Además, se puede personalizar Autocorrección para crear accesos directos para palabras o frases de uso común. Por ejemplo, a continuación utilizo la abreviatura: «gro» para comestibles, «subsc» para suscripciones, etc.

Para llegar a las Opciones de Autocorrección,
Haga clic en Archivos -> Opciones de Excel -> Revisión -> Opciones de corrección automática.
Alternativamente, el atajo de teclado es: ALT+T+A.

Consejos y trucos de Autocorrección:

Para agregar un acceso directo de Autocorrección, escriba el texto del acceso directo en el campo Reemplazar y escriba el texto que se expandirá en el campo Con y luego haga clic en Agregar.
Para eliminar un acceso directo de Autocorrección, ubique el acceso directo en la lista de Autocorrección y haga clic en Eliminar.
Para anular la Autocorrección, presione CTRL+Z mientras ingresa información en la celda
Para compartir las entradas de Autocorrección con sus amigos o entre equipos, simplemente ubique el archivo *.acl en su disco duro y cópielo en la ubicación correspondiente en el otro equipo.
Excel convierte las direcciones de correo electrónico o las entradas de URL web en hipervínculos mediante Autocorrección. Para anular un solo hipervínculo automático, simplemente haga clic en Deshacer (o presione Ctrl+Z) después de ingresar el texto. El hipervínculo desaparece, pero el texto que ingresó permanece intacto. Para deshabilitar esta función por completo, vaya a Opciones de Autocorrección -> Haga clic en la pestaña: Formato automático mientras escribe -> Desactive la casilla de verificación: «Rutas de Internet y redes con hipervínculos».

6. Autocompletar para automatizar la entrada de datos:

La función Autocompletar de Excel facilita el ingreso del mismo texto en varias celdas. Simplemente escriba las primeras letras de una entrada de texto en una celda y Excel completará automáticamente la entrada, en función de otras entradas que ya haya realizado en la columna. Ayuda no solo a reducir la escritura, sino también a mantener la coherencia en los datos ingresados.

Consejos y trucos para autocompletar:

Autocompletar solo funciona en columnas contiguas de celdas, así que no deje filas en blanco para aprovechar al máximo el potencial de Autocompletar
Autocompletar cambia el caso de las letras automáticamente
Si la columna contiene entradas múltiples que coinciden con los primeros caracteres, Autocompletar no se activa hasta que su entrada coincida con uno de ellos rápidamente.
Puede acceder a la versión controlada por mouse de Autocompletar haciendo clic derecho en la celda y eligiendo la opción «Elegir de la lista desplegable».
Puede acceder a la misma lista desplegable desde el teclado presionando: Shift+F10.

7. Revisar con audio

Excel tiene una práctica capacidad de texto a voz, que es capaz de leer el contenido de la celda a medida que la ingresa. Además, también puede leer un rango específico de celdas.

Para habilitar la función en la barra de herramientas de acceso rápido:

Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
Seleccione Más comandos de la lista
Elija todos los comandos del menú desplegable
Seleccione todas las celdas que comiencen con Leer celdas y agréguelas a la barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en Agregar.