5 formas de usar OneNote en el trabajo

5 formas de usar OneNote en el trabajo

Si su departamento de TI es como mi departamento de TI, la idea de que descargue algo como Evernote les daría vueltas la cabeza. La mayoría de los departamentos de TI desconfían de algo por lo que no tiene que pagar.

Además, muchos de nosotros estamos atascados con Windows en el trabajo y no podemos aprovechar las excelentes herramientas de la Mac, que son solo para Mac. Sin embargo, hay algo que quizás no sepa sobre algo que probablemente ya esté instalado en la PC de su oficina. Así es: Microsoft Office. Y tiene una herramienta bastante interesante que puede usar… y se llama OneNote.

Estas son las 5 razones por las que debería usar OneNote en el trabajo.

1. Es una buena herramienta para implementar GTD

Hemos explicado en el pasado por qué Getting Things Done es excelente, OneNote es en gran medida un cuaderno vacío con el que puede implementar GTD en el trabajo. Use carpetas, secciones y subsecciones como si usara carpetas físicas. En lugar de imprimir ese correo electrónico o página web, simplemente imprima y presione «enviar a OneNote» en el menú desplegable. Luego puede archivar la «copia impresa» donde lo necesite.

2. Cuadernos compartidos significa colaboración instantánea y en tiempo real

Coloque el archivo del bloc de notas de OneNote en un lugar al que puedan acceder las personas que lo necesiten y configúrelo para compartirlo. Y tan simple como eso, tienes una versión en línea de una pizarra. Use OneNote para administrar proyectos entre muchas personas, o simplemente como un lugar para intercambiar ideas. Si hay material confidencial, puede proteger con contraseña parte o todo el cuaderno para que solo ciertas personas puedan verlo.

En mi trabajo diario, tenemos un informe semanal que tenemos que presentar a nuestros supervisores. Usamos un bloc de notas de OneNote para que nuestro informe semanal sea accesible para todos en la división. De esa manera, podemos ver lo que todos están haciendo, y tal vez ayudar a recuperar las áreas que lo necesitan.

3. Toma mejores notas en las reuniones

Si tiene una computadora portátil como PC de trabajo, llévela a las reuniones y tenga OneNote abierto y listo para tomar notas. Utilice la función de etiquetado para marcar tareas o preguntas importantes a medida que surjan. Luego, si tienes una libreta compartida con alguien, comparte tus notas para que puedas ver si pensabas lo mismo en la reunión.

Cuando todavía asistía a la universidad, usaba OneNote para mis notas de clase. Pude etiquetar cosas para buscarlas más tarde o para artículos sobre los que tenía preguntas. Más de una vez tuve compañeros de estudios que se me acercaron y me preguntaron qué aplicación estaba usando para tomar notas. Se sorprendieron mucho al saber que el programa estaba incluido en Microsoft Office.

4. Es una wiki increíble.

Dado que OneNote se actualiza y guarda casi en tiempo real, la capacidad de usarlo como wiki es clara. La vinculación dentro de un cuaderno es una característica nueva y permite una «sensación más wiki».

5. Tome capturas de pantalla rápidas y simples

Al usar el método abreviado de teclado Windows+S, la pantalla se atenuará y verá un cursor en forma de cruz. Seleccione el área que desea capturar y esa área se colocará en su sección de notas sin completar de OneNote. Puede cortar, copiar y pegar (o guardar) la captura de pantalla como PNG. Ya no tienes que presionar el botón de imprimir pantalla y recortar la foto en un editor de imágenes (como Photoshop, por ejemplo).

OneNote es una gran herramienta que a menudo se pasa por alto cuando se habla de cómo ser productivo. Pero si eres como yo y tu departamento de TI no te permite instalar aplicaciones en tu PC de trabajo, es una herramienta indispensable.