10 errores comunes en las hojas de cálculo que probablemente estés cometiendo
10 errores comunes en las hojas de cálculo que probablemente estés cometiendo
Las hojas de cálculo son un establo en el mundo de los negocios. Si trabaja en cualquier lugar en dinero, finanzas, negocios o algo similar, entonces probablemente use una hoja de cálculo. Incluso se utilizan en el ejército para realizar un seguimiento de los suministros. Con tanta gente en tantas industrias usando hojas de cálculo, uno se imaginaría que la gente comete muchos errores. ¡Correcto! Aquí hay diez errores comunes en las hojas de cálculo que probablemente hayas cometido antes.
1. Errores en la lógica de las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son notoriamente estrictas con cosas como el orden de las operaciones. Si no escribe sus ecuaciones y fórmulas correctamente, obtendrá las matemáticas incorrectas que pueden arruinar una hoja de cálculo completa. Afortunadamente hay algo que puedes hacer al respecto y es simplemente una cuestión de usar más paréntesis. Ponga partes de sus ecuaciones en ellos para obtener el efecto deseado.
2. Mal uso de las funciones integradas
Una sola letra incorrecta en una función puede cambiar todo su significado. Por ejemplo, PROMEDIO ignorará todo el texto y las entradas falsas. AVERAGEA convierte todas las entradas de texto y falsas a cero. Esa letra puede cambiar totalmente la perspectiva y los valores en su hoja de cálculo. Las empresas han hecho un mal uso de las funciones y han tenido valores incorrectos en sus hojas de cálculo durante años y han causado daños de millones de dólares. Si está utilizando una función, verifique dos veces para asegurarse de que está utilizando las correctas.
3. No copiar todas las celdas que necesitas
Cuando trabaja con hojas de cálculo, puede haber mucho copiado y pegado. Es un problema muy común que las personas no seleccionen todas las celdas que necesitan para copiar y pegar en el siguiente libro de trabajo. Si no lo hace, le faltará información. Eso puede causar muchos problemas si no se detecta. Dado que las hojas de cálculo pueden volverse ridículamente grandes, en realidad esto es más difícil de lo que parece. Si tiene 15 años de historial financiero y solo copia diez años, es posible que no lo detecte de inmediato.
4. Mantenga su entrada de datos y celdas de fórmula separadas
Las celdas de fórmula y las celdas de entrada de datos nunca deben estar cerca unas de otras. La razón de esto es relativamente simple. Si coloca valores en las celdas de fórmula que se supone que deben estar en las celdas de entrada de datos y viceversa, entonces puede estropear seriamente sus libros. Cuando los mantiene separados, corre poco riesgo de mezclar los dos y eso mantiene contentos a sus libros y a sus jefes.
5. Ahorra solo cuando lo necesites
Este parece extraño pero es cierto. Solo debes guardar cuando lo necesites. Este pequeño consejo va en contra del consejo que se dice a menudo de ahorrar con frecuencia. He aquí por qué solo debe guardar cuando sea necesario. Suponiendo que no haya cometido un error hasta el momento en que abrió una hoja de cálculo guardada, realizó el proyecto con una hoja de cálculo sin ningún error. Si comete un error y lo guarda varias veces, su error se guarda y no podrá recuperar su copia impecable más tarde. Por lo tanto, solo debe guardar cuando sepa que lo que acaba de hacer fue correcto.
6. Crea nuevas hojas de cálculo si quieres experimentar
Si quiere jugar con sus hojas de cálculo, debe hacer una copia y modificarla. Nunca debe jugar con sus hojas de cálculo principales porque podría perder su copia original en caso de que la guarde accidentalmente. Para evitar lo que podría ser un error cataclísmico, hágase un favor y guarde copias.
7. Dale a las nuevas celdas un nombre de rango
Los nombres de rango pueden ayudarlo a mantener las cosas organizadas. Puede ordenar por nombre de rango y le ayuda a encontrar información más rápidamente. Solo tiene sentido que si crea nuevas celdas, debe darles un nombre de rango. No dar a las celdas nuevas un nombre de rango puede limitar la forma en que se ordenan y buscan, lo que puede dificultar su búsqueda. Te sorprendería cuántas personas agregan nuevas celdas a una hoja de cálculo enorme y no les dan nombres de rango. Hace que las cosas se desordenen y sea más difícil trabajar con ellas.
8. Elimine nombres de rango cuando elimine todas sus celdas
También debe eliminar los nombres de los rangos cuando elimine todas sus celdas y es exactamente por las mismas razones que el número siete. Cuando realiza cambios importantes en su hoja de cálculo, debe actualizar todo lo relacionado con el cambio para garantizar la documentación adecuada. No hacerlo puede hacer que otros vuelvan a ingresar información que se suponía que debía eliminarse y también puede dificultar cosas como la búsqueda y la clasificación.
9. Revisa tus matemáticas
Esto parece un error obvio, pero es absolutamente esencial. Una empresa llamada Fidelity una vez tuvo sus libros arruinados por $ 2.6 mil millones por un tonto signo menos. Puede imaginar el efecto que esto tuvo con los inversores y con los altos mandos de la empresa. Una noche cansada y toca el signo menos por accidente y puede hacer que parezca que su empresa ha ganado $ 1.3 mil millones más de lo que realmente ganó. Asegúrese de verificar incluso la aritmética más básica que realice.
10. Pídele a alguien que revise tu trabajo
La mayoría de los errores más grandes cometidos en el mundo de las hojas de cálculo provienen de personas que no revisan dos veces su trabajo. Este error luego se transfiere a la cadena de mando sin que nadie más controle seriamente el trabajo de los demás, y puede resultar en problemas horribles. Si trabaja con hojas de cálculo, debe encontrar a alguien que revise las suyas de vez en cuando para asegurarse de que los números suman. Si está a cargo de personas que trabajan en hojas de cálculo, debe verificar su trabajo con más frecuencia. Un artículo de 2013 postula que el 88% de las hojas de cálculo tienen un error. Ese no es un número prometedor.
Al final del día, todo se reduce a prestar atención. Cuando tus ojos miran números diminutos en bloques diminutos durante todo el día, seguramente comenzarán a perderse cosas. Asegúrate de alejarte un poco de la computadora de vez en cuando y dale un descanso a tus ojos y a tu cerebro. Las hojas de cálculo son geniales, pero también son muy tediosas y es muy fácil cometer un error si no estás prestando atención.
