Teoría fundamental de la productividad: menos es más
Teoría fundamental de la productividad: menos es más
El arte y la ciencia de la productividad mejora tus resultados y tu vida. Una de las teorías básicas de la productividad se puede resumir como “menos es más”. Exploremos las diversas formas en que puede aumentar su productividad con menos. Después de todo, no podemos aumentar las horas del día, pero podemos aumentar nuestro enfoque y nuestra creatividad.
1. Cuando escribas menos prioridades, lograrás más
Una de mis ideas favoritas del libro de Tim Ferriss The 4-Hour Workweek trata sobre el impacto de establecer menos prioridades. Como Ferriss escribe:
“Nunca llegues a la oficina o frente a tu computadora sin una lista clara de prioridades… No recomiendo usar Outlook o listas de tareas computarizadas, porque es posible agregar una cantidad infinita de elementos… Debe haber Nunca haya más de dos elementos de misión crítica para completar cada día. Nunca.»
He encontrado esta recomendación valiosa y absolutamente vale la pena implementarla. Además, escribir una lista de cosas por hacer con cien elementos para un solo día simplemente lo desanimará.
2. Cuando te limitas a 7-10 objetivos anuales, es más probable que logres tus objetivos
El empresario y autor Micheal Hyatt recomienda establecer entre siete y diez metas anuales que cubran toda su vida (profesional, de salud, intelectual, financiera, etc.). Establecer metas desafiantes es vital para vivir una vida de la que se sienta orgulloso, en lugar de simplemente marcar las tareas. Según mi experiencia, entre 7 y 10 objetivos es la «zona de Ricitos de Oro» para los principales objetivos anuales.
3. Cuando evites los correos electrónicos de trabajo en casa, serás más feliz y productivo
Un estudio publicado en Academy of Management Journal encontró que los profesionales a menudo se enojan cuando reciben correos electrónicos y mensajes de texto de su empresa después del horario laboral habitual. Cuando lo piensas, tiene mucho sentido. Después de todo, a menudo es poco lo que puede hacer para resolver un problema de trabajo por la noche cuando está lejos de sus archivos y de la capacidad de buscar la opinión de los demás. Si sigue respondiendo correos electrónicos de trabajo y obsesionado con los problemas, le resultará más difícil relajarse y descansar.
4. Cuando insistas en reuniones con agendas escritas, perderás menos tiempo.
Seguir una agenda escrita es un hábito clave para reuniones efectivas. Aún mejor, insistir en que todas las reuniones tengan agendas reducirá la cantidad de reuniones a las que asiste. Es posible que enfrente un ajuste difícil al principio. Recuperará horas de tiempo productivo cada mes. Si recibe resistencia a una agenda escrita, simplemente dígale a la persona “Antes de asistir a las reuniones, siempre busco prepararme para aprovechar al máximo el tiempo”.
5. Cuando evites el correo electrónico y las redes sociales a primera hora de la mañana, serás más productivo
Como dijo Henry Ward Beecher: “La primera hora es el timón del día”. Importa cómo empiezas el día. Muchas personas exitosas siguen una rutina matutina definida y se toman el tiempo para hacer ejercicio o leer un libro. Comenzar el día con el correo electrónico lo pone en un estado de ánimo reactivo. Ese enfoque significa que estás descuidando tus metas y prioridades.
6. Cuando limites las horas de trabajo, tu concentración mejorará
En la industria de la contabilidad pública, hay una «temporada ocupada» al comienzo del año, ya que miles de profesionales trabajan en auditorías. La presión de la fecha límite de la temporada significa una gran cantidad de estrés. Desafortunadamente, algunas personas en el sector se vuelven descuidadas el resto de sus vidas. Peor aún, cuando asumes que estarás en la oficina durante doce horas, no piensas en perder una o dos horas por la mañana.
7. Cuando duermas la siesta, controlarás tus niveles de estrés
Dedicar de veinte a treinta minutos durante un ajetreado día de trabajo es una forma de mejorar su productividad. Vincent Walsh, profesor de investigación del cerebro humano en el University College London, comentó que las siestas mejoran la creatividad. Simplemente continuar trabajando en un problema de trabajo difícil no siempre es la estrategia correcta. Por supuesto, no todas las empresas tienen una política ilustrada sobre las siestas por la tarde, así que use su criterio.
8. Cuando tomes todos tus días de vacaciones, serás más feliz y productivo.
¿Sabía que la ley de Nueva Zelanda exige que el personal tenga 30 días de vacaciones al año? Ese alto compromiso con las vacaciones no está haciendo nada para dañar la economía de Nueva Zelanda de acuerdo con hallazgos recientes de la OCDE publicados en USA Today. Tomarse un tiempo fuera de la oficina le permite expandir sus intereses, crear nuevas experiencias y obtener el descanso que tanto necesita.
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9. Cuando reduzcas las notificaciones por correo electrónico, te concentrarás más
Las notificaciones (pitidos, zumbidos y sonidos) alguna vez fueron una idea divertida. Sin embargo, ha llegado el momento de reducir las notificaciones para mejorar tu productividad. Si su trabajo o enfoque se rompe para revisar el correo electrónico cada pocos minutos, le llevará tiempo volver a concentrarse en su trabajo. Es por eso que debe tomarse el tiempo para deshabilitar las notificaciones (por ejemplo, deshabilitar las notificaciones por correo electrónico en los teléfonos iPhone y Android) o reducir la frecuencia (por ejemplo, revisar el correo electrónico cada hora en lugar de cada 5 minutos).
10. Cuando bloquees tu calendario, recibirás menos distracciones
En muchas organizaciones grandes, es una práctica común tener un calendario compartido. Este tipo de sistema facilita la programación de reuniones porque el organizador de la reunión puede encontrar un momento en el que todos los necesarios para la reunión estén libres. Desafortunadamente, algunas personas comienzan a ver su calendario diario de oficina de forma reactiva: un lugar para almacenar solicitudes de reunión. En cambio, asegúrese de bloquear (es decir, programar «una reunión consigo mismo») al menos 2 horas por día para permitirle concentrarse en sus actividades de alta prioridad.
Por ejemplo, el podcast Manager Tools recomienda evitar las reuniones los lunes por la mañana.
11. Cuando reduce el consumo de televisión, tiene más tiempo para dedicarse a actividades satisfactorias.
Según la firma de investigación Nielsen, el estadounidense promedio ve más de 3 horas de televisión por día. ¿Qué pasaría si redujeras tu ingesta en una hora? Eso le daría tiempo para dedicarse a otras actividades. Por ejemplo, finalmente podría comenzar a aprender a codificar, asistir a una clase nocturna un día a la semana o simplemente acostarse más temprano. Esta idea es especialmente valiosa si tiende a ver televisión (o video) durante horas, independientemente del programa.
12. Cuando dejes de ver las noticias, serás más feliz y menos ansioso.
La revista Psychology Today informó recientemente que ver noticias de televisión y programas de actualidad puede hacer que las personas se sientan más ansiosas. Durante los últimos 20 años, ha habido un aumento en la cobertura de noticias negativas sensacionalistas. De acuerdo con la investigación: “No solo es probable que las transmisiones de noticias balanceadas negativamente lo pongan más triste y ansioso, sino que también es probable que exacerben sus propias preocupaciones y ansiedades personales”.
13. Cuando evita tomar decisiones importantes cuando está cansado, cometerá menos errores.
Su nivel de energía afecta su capacidad para tomar buenas decisiones. Por ejemplo, a menudo es difícil controlar el temperamento después de un día estresante en la oficina. De hecho, los economistas han informado que es más probable que haga compras impulsivas (por ejemplo, comida chatarra) cuando está cansado.
Armado con esta información, puede decidir «dormir sobre ella» cada vez que se le pida que tome una decisión importante al final del día.
14. Cuando te acuestes más temprano, estarás mejor descansado y efectivo
Si está acostumbrado a pasar el día sintiéndose cansado y agotado, simplemente irse a la cama una hora antes mejorará su productividad. Descansar más mejorará su capacidad para concentrarse y lo ayudará a tomar mejores decisiones, incluso en el camino. La Administración Nacional de Seguridad del Tráfico en las Carreteras informa que más de 200,000 accidentes automovilísticos estadounidenses son causados por conductores soñolientos.
15. Cuando elimines el desorden en tu espacio de trabajo, perderás menos tiempo
El desorden es un problema común para muchos de nosotros. Cuando su espacio de trabajo está lleno de desorden (revistas viejas, recibos de declaraciones de gastos, montones de notas Post-It viejas), su productividad se ve afectada. Específicamente, pasará tiempo varias veces al día buscando materiales importantes. Según el Daily Mail, la búsqueda de artículos perdidos requiere al menos 10 minutos por día (eso equivale a gastar más de $1100 por año buscando artículos si su salario anual es de $70,000).
16. Cuando reduce el tiempo de viaje improductivo, puede lograr más
Los desplazamientos hacia y desde la oficina consumen una gran cantidad de tiempo que podría utilizarse de manera productiva. El estadounidense promedio pasa 50 minutos por día de viaje, una actividad que muchos consideran tediosa o frustrante. ¡Afortunadamente, puede transformar el tiempo de viaje en tiempo de educación! Si conduce un automóvil al trabajo, escuche podcasts o compre una suscripción a Audible (un servicio que tiene 100,000 audiolibros). Además, también puede buscar viajar en tren o metro, puede leer, estudiar o incluso comenzar su trabajo.
17. Cuando simplifiques tu rutina matutina, te convertirás en un maestro matutino
Su enfoque de la mañana tiene un impacto significativo en su productividad. Si eres desorganizado y duermes hasta tarde, tu realidad diaria será una lucha loca por encontrar la puerta a tiempo. En cambio, puedes seguir el ritual matutino de las personas exitosas que se levantan temprano para poder leer, hacer ejercicio y ocuparse de otras actividades importantes.
Para agilizar tu mañana, busca tareas recurrentes que puedas optimizar. Por ejemplo, considere colocar sus llaves y su teléfono celular exactamente en el mismo lugar cada noche para que pueda ubicarlos fácilmente cuando se vaya. Durante el invierno, coloque toda su ropa de clima frío (sombrero, guantes, botas, etc.) para que pueda secarse y estar lista para otro día.
18. Cuando pones un cronómetro en tu trabajo, tus foucs mejorarán
En la mayoría de los entornos laborales profesionales, las personas tienen un alto grado de autonomía en la forma en que organizan sus días. Generalmente, esta libertad es una bendición. También es fácil caer en malos hábitos: leer artículos en la Web, mirar videos tontos o simplemente soñar despierto. En su lugar, configure un temporizador de 25 minutos para mejorar la productividad. Una vez que domine la rutina de trabajar de acuerdo con un horario, puede aumentar gradualmente la duración de sus períodos de concentración.
19. Cuando reduzcas los íconos en el escritorio de tu computadora, serás más productivo
El escritorio de su computadora no es un sistema de archivo efectivo. Para obtener los mejores resultados, recomiendo un máximo de una columna de íconos para las aplicaciones que usa con más frecuencia. Sugiero incluir sus principales aplicaciones de productividad (por ejemplo, Microsoft Word y Excel) y navegadores web (por ejemplo, Firefox y Chrome). El resto de su escritorio será entonces libre y claro.
Una vez que tenga ordenado el escritorio de su computadora, busque una imagen de fondo de pantalla inspiradora que lo ponga de buen humor. Explore estos siete sitios web en busca de imágenes de fondo de pantalla para poner en marcha su imaginación.
20. Cuando moderas tu consumo de alcohol, tu salud mejorará
En los cruceros y otros destinos de vacaciones, se sirve cerveza, vino y otras bebidas de cortesía a los huéspedes. Si bien es agradable, beber demasiado alcohol perjudica su productividad. El consumo excesivo de alcohol causa problemas de salud que le quitan tiempo a otras actividades. ¿No está seguro si sus hábitos de bebida son excesivos? Pide cita con tu médico para pedirle consejo.
