Fechas y GTD – Todo lo que necesitas saber

Fechas y GTD: todo lo que necesita saber

He sido un fanático de GTD durante aproximadamente 3 años y medio y con eso he probado todos los diferentes tipos de sistemas a lo largo de los años. Sin embargo, durante ese tiempo también me he dado cuenta lentamente de que no se trata de las herramientas que usas, en lo más mínimo. De lo que se trata GTD es de entender el proceso y realmente usar su sistema para hacer más cosas en el trabajo y en la vida.

Uno de los aspectos de GTD que más me ha costado es la idea de las fechas; ya sean fechas de inicio, fechas de vencimiento, hitos, lo que sea. En GTD, el Sr. Allen no habla de información de fecha relacionada con acciones mucho más que la breve discusión de darte un panorama difícil a través de tu calendario. Entonces, con ese fin, echemos un vistazo al amplio mundo de las fechas y GTD, y cómo se pueden usar dentro de su sistema.

Fechas de inicio

Citando a Merlin Mann con respecto a las fechas de inicio:

No podría estar mas de acuerdo. Las fechas de inicio le permiten planificar sus acciones y proyectos de manera efectiva mientras mantiene las cosas que no son tan importantes o sensibles al tiempo fuera de su cabello por el momento. Esto le permite concentrarse en las cosas que realmente importan en este momento sin atascarse con tareas y proyectos que están en su sistema pero que no vencen hasta dentro de semanas o incluso meses.

Debido a la genialidad de las fechas de inicio, ya no puedo volver a un sistema que no admita las fechas de inicio como campo para una tarea o proyecto. Las dos aplicaciones que me vienen a la mente que hacen esto bien son Toodledo y OmniFocus, pero estoy seguro de que hay al menos una docena más. Si tiene un montón de acciones en sus listas, definitivamente debería considerar usar fechas de inicio para quitarlas del camino y poder concentrarse en las acciones y proyectos actuales.

Fechas de vencimiento «falsas»

¿Alguna vez ha tenido un diálogo interno como este con respecto a los proyectos?

«Veamos. Tengo un informe que vence a fin de mes y tengo al menos 10 acciones que lo acompañan. Estoy esperando recibir noticias de John, obtener las notas de la reunión, resumir las notas, hacer un esquema, etc. Entonces, para la próxima semana debería tener las notas resumidas y el esquema completo. Le daré la fecha de vencimiento del 27/02/11”.

Lo anterior es un buen ejemplo de “fechas de vencimiento falsas”; estas son fechas arbitrarias que configura para acciones dentro de un proyecto que vencen antes de la fecha de vencimiento real del proyecto. En mi experiencia, este tipo de fechas de vencimiento no funcionan. Lo que tienden a hacer es permitir que los procrastinadores procrastinen más, porque cuando ven las fechas de vencimiento, lo retrasan todo hasta el último minuto.

Aquí hay un enfoque mucho mejor; en lugar de dar a todas las acciones de su proyecto fechas de vencimiento falsas, asegúrese de que sus acciones sean «altamente factibles», lo que significa que son algo que se puede hacer dentro de 10 a 25 minutos. Esto ayudará a que un proyecto avance mucho más rápido. Lo que puede encontrar es que hace más de lo que habría hecho dando a todas estas acciones fechas de vencimiento falsas.

Fechas de vencimiento reales

Las fechas de vencimiento reales son la fecha de vencimiento real de una acción o proyecto. Este tipo de fechas generalmente nos las asignan los gerentes de proyectos o las establece usted mismo como la fecha en que se deben completar los proyectos o las acciones.

Cuando recibo una fecha de vencimiento para un proyecto escolar o una tarea en el trabajo, siempre la agrego a la acción o al proyecto y trato de evitar el síndrome de la fecha de vencimiento falsa del que hablé anteriormente. A veces, en las notas de mi proyecto, me doy hitos que dicen que si para tal o cual fecha tengo una cierta cantidad de acciones realizadas, entonces estoy en el buen camino, de lo contrario, necesito borrar mi registro de tareas pendientes para considerar que estoy al día. hora. Esto funciona bien ya que no obstruye mi sistema con fechas de vencimiento falsas, pero aun así me permite verificar mi progreso en acciones y proyectos relacionados con fechas.

El paisaje duro

El panorama difícil del que habla el Sr. Allen es la idea de poner cosas en su calendario que deben hacerse en ese día u hora en particular (piense en reuniones, acciones que solo se pueden hacer en una sola fecha u hora, o recordatorios para eso). día u hora). Este es un lugar sagrado y no debe estar abarrotado de cosas que no tienen una fecha de vencimiento fija o acciones que crees que te gustaría hacer en una fecha determinada.

Sin embargo, admito que si tengo un proyecto de larga data que tiene una fecha de vencimiento difícil, lo pongo en mi calendario como un evento de todo el día. Ya sea «correcto o incorrecto» según GTD, realmente no me importa. Lo que esto ha hecho por mí es poner las cosas en perspectiva durante mi revisión semanal de acciones y proyectos, permitiéndome ver cuándo vencen proyectos grandes o ciertas acciones de un vistazo al calendario. Aparte de estas fechas de vencimiento estrictas, el calendario está libre para cualquier otra cosa que no sea la mencionada anteriormente.