15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más cosas

15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más cosas

Puede pensar que no tiene tiempo para la organización de la oficina, pero si realmente supiera cuánto tiempo le cuesta esa desorganización, lo reconsideraría.

Reorganizar y mover pilas de vez en cuando no cuenta. Tampoco lo hace limpiar su escritorio, si tira el desorden en un cesto de basura o en un cajón del escritorio.

Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado despeja el camino para una mayor productividad y menos tiempo perdido.

Organizar su oficina no tiene que tomar días, puede hacerse poco a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más efectivo si lo trata como un proyecto continuo, en lugar de un asalto masivo.

Entonces, si está listo para comenzar, los siguientes consejos de organización lo ayudarán a transformar su oficina en un espacio de trabajo eficiente.

1. Purga tu oficina

Ordene, vacíe, triture, deshágase de todo lo que no necesita o no quiere. Mira alrededor. ¿Qué no has usado en mucho tiempo?

Tome un área a la vez. Si no funciona, envíelo a reparar o tírelo. Si no lo ha usado en meses y no puede pensar en cuándo realmente lo necesitará, salga. Esto se aplica a muebles, equipos, suministros, etc.

No se olvide de las chucherías, las plantas (reales o artificiales) y las decoraciones: si están cubiertas de polvo y hacen que su oficina luzca destartalada, son un juego justo.

2. Reunir y redistribuir

Reúna todos los elementos que no estén en su lugar y póngalos donde corresponde.

3. Establecer “Zonas” de Trabajo

Decide qué tipo de actividad ocurre en cada área de tu oficina. Probablemente tendrá un espacio de trabajo principal (probablemente su escritorio), un área de referencia (archivador, estantes, carpetas) y un área de suministros (armario, estantes o cajones).

Coloque el equipo y los suministros apropiados en el área adecuada tanto como sea posible.

4. Proximidad cercana

Coloque el equipo y los suministros que más usa al alcance de la mano. Las cosas que rara vez usa se pueden almacenar o guardar.

5. Obtenga una buena etiquetadora

Elija una rotuladora que sea fácil de usar. Tómese el tiempo para etiquetar estantes, cubos, cestas, cajones. No solo le recordará dónde van las cosas, sino que también ayudará a otras personas que puedan necesitar encontrar, usar o guardar cualquier cosa en su espacio de trabajo.

6. Revise su sistema de archivo

A medida que avanzamos de lleno en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido.

¿Qué puede hacer tu tienda digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que pueda eliminar algunos de los archivos y carpetas que ha utilizado en el pasado. Si está almacenando archivos en su computadora, asegúrese de hacer copias de seguridad periódicas.

Aquí hay algunas ideas de almacenamiento para crear un sistema de archivo fluido:

  • Crear una carpeta de reunión – Ponga todos los «elementos para discutir» allí junto con los elementos que deben entregarse, los informes que deben entregarse, etc. Le ayudará a estar preparado para las reuniones y le ahorrará estrés en el caso de que una reunión sea movido hacia arriba
  • Crear una carpeta WOR – Gran parte de nuestros papeles desordenados son cosas que están en espera hasta que alguien más responde o actúa. Acorrálelos en una carpeta WOR (Esperando respuesta). Revíselo cada pocos días para ver si hay acciones pendientes de las que pueda necesitar hacer un seguimiento.
  • Cajas de almacenamiento – Use cajas de almacenamiento económicas para mantener archivos archivados y sacarlos de su espacio de archivos actual.
  • Cajas de revistas – Utiliza cajas de revistas o carpetas para guardar las revistas y catálogos que realmente quieras guardar. Asegúrese de que realmente los necesita como referencia o investigación; de lo contrario, recíclelos o regálelos.
  • Carpeta de lectura – Designe un archivo para imprimir artículos y documentos que desee leer que no sean urgentes.
  • Archivar archivos – Cuando un proyecto esté completo, junte todos los materiales y archívelos. Mantenga sus «carpetas de trabajo» para los proyectos en curso.
  • Archivo semanal – No dejes que tu archivo se acumule. Coloque sus documentos en una carpeta «Para archivar» y archive todo una vez por semana.

Obtenga más consejos sobre cómo organizar sus archivos aquí: Cómo organizar sus archivos para una mejor productividad

7. Limpia tu escritorio

Retira todo, límpialo a fondo y vuelve a colocar solo aquellos elementos que sean imprescindibles para el uso diario.

Si tiene dificultades para ordenar las cosas, esta fórmula de limpieza lo ayudará a tirarlas sin arrepentirse más tarde.

8. Organiza tu Escritorio

Ahora que ha simplificado su escritorio, es una buena idea organizarlo.

Use organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en su escritorio. Use bandejas para papeles, recipientes para artículos más pequeños.

¡No olvides el escritorio de tu computadora! Asegúrese de que los archivos o las imágenes estén todos en carpetas organizadas. Le recomiendo que limpie el escritorio de su computadora todos los días antes de salir del trabajo.

9. Organiza tus cajones

Ponga los artículos usados ​​juntos en el mismo espacio del cajón, sellos con sobres, blocs adhesivos con blocs de notas, etc.

Use organizadores de cajones para artículos pequeños: clips, tachuelas, etc. Use un cajón separado para artículos personales.

10. Bandejas de entrada separadas

Si trabaja regularmente con otras personas, cree una carpeta, bandeja o bandeja de entrada para cada una.

11. Limpia tus montones

Con suerte, con su nueva oficina organizada, ya no creará montones de papel, pero aún tiene que ordenar los viejos.

Revise la pila (poco a poco si es necesario) y colóquela en el lugar apropiado o deséchela.

12. Ordenar correos

No se limite a amontonar el correo para clasificarlo o revisarlo y sacar las piezas que necesita en este momento. Ordénalo tan pronto como lo recibas: para actuar, para leer, para archivar, para delegar o entregar. .

13. Asignar fechas de descarte

No es necesario que guarde cada hoja de papel indefinidamente. Marque en archivos o documentos cuándo se pueden tirar o triturar.

Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrese de saber cuáles son esos requisitos.

14. Filtra tus correos electrónicos

Algunos correos electrónicos son importantes para leer, otros simplemente no son tan importantes.

Cuando usa el sistema de filtro para etiquetar diferentes tipos de correos electrónicos, sabe su prioridad y cuál responder primero.

Eche un vistazo a estos consejos para lograr la bandeja de entrada cero: la forma definitiva de llegar a la bandeja de entrada cero

15. Ordena tu escritorio

Al final del día, haz un alisado rápido, para que tengas un comienzo limpio al día siguiente.

Línea de fondo

Usa un consejo o pruébalos todos. La cantidad de esfuerzo que pongas en crear y mantener un área de trabajo eficiente dará sus frutos en gran medida.

En lugar de pasar el tiempo buscando cosas y barajando montones, podrá pasar su tiempo… bueno… trabajando y disfrutará de estar libre de desorden.

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