10 habilidades comprobadas de gestión del tiempo que debe aprender hoy
10 habilidades comprobadas de gestión del tiempo que debe aprender hoy
¿Qué tan bien administras tu tiempo? Si usted es como muchos de nosotros, su respuesta puede ser «No muy bien». A menudo puede sentir que no hay suficiente tiempo en un día. Tal vez incluso descubra que constantemente tiene que trabajar hasta altas horas de la noche para cumplir con sus plazos. Tal vez incluso te sientas demasiado ocupado como para perderte las comidas y el sueño. Todos estos son signos clásicos de que es posible que no esté administrando su tiempo de manera efectiva.
Benjamin Franklin dijo una vez que el tiempo es dinero. Al igual que el dinero, el tiempo debe administrarse adecuadamente. Si gestionas adecuadamente el tiempo, encontrarás el equilibrio adecuado entre tu trabajo, el ocio y el descanso. Efectivamente logras las cosas que más importan en tu vida. Además de eso, reduce su nivel de estrés y se siente mucho más feliz. Para ayudarlo a administrar el tiempo de manera más efectiva, aquí hay diez habilidades probadas de gestión del tiempo usted debe aprender hoy.
1. Establecer metas
Los objetivos te dan una visión, un enfoque y un destino hacia el cual trabajar. Le ayudan a tener una mente clara sobre a dónde quiere ir y cómo administrar mejor su tiempo y recursos para llegar allí. Al establecer objetivos, puede identificar en qué vale la pena gastar su tiempo y qué es una distracción que debe evitar.
Comience por preguntarse dónde quiere estar dentro de seis meses. Puede ir más allá y ver dónde quiere estar el próximo año o incluso dentro de una década. Establezca metas personales y profesionales que sean realistas y alcanzables. Este es un paso crucial para asegurarse de administrar mejor su tiempo.
2. Priorizar
La priorización no se puede exagerar cuando se trata de una gestión eficaz del tiempo. Puede ser difícil saber qué tareas abordar primero, especialmente cuando una avalancha de tareas parece urgente. Sin embargo, es relativamente fácil priorizar actividades si ya tiene objetivos claros. Hágase tres preguntas básicas para saber qué tareas deben tener la primera prioridad:
- ¿Por qué estoy haciendo esta tarea o actividad?
- ¿Cómo me ayuda esta tarea a alcanzar mis metas?
- ¿En qué medida esta tarea que estoy haciendo me ayuda a lograr mis objetivos?
Haz las cosas más importantes primero.
3. Mantenga una lista de tareas
Una lista de tareas (o «lista de cosas por hacer») es un sistema de recordatorio que le indica cuándo debe hacer qué. Mantener una lista de tareas te ayuda a mantenerte organizado y al tanto de todo. Ayuda a dividir las cosas en tareas o pasos pequeños y manejables para que nunca se olvide de hacer las cosas importantes. No intentes recordar todo lo que necesitas hacer en tu cabeza. En la mayoría de los casos, tratar de recordar todo no funcionará. En su lugar, mantenga una lista de tareas pendientes. Un simple planificador diario, semanal o mensual en un bloc de notas o un diario puede ser suficiente.
Anote las cosas que debe hacer, incluidas las reuniones, las citas y los plazos. Priorice los elementos de su lista enumerando los elementos en orden de importancia desde los elementos de alta prioridad a los de baja prioridad o resaltando las tareas urgentes o importantes de su lista con un asterisco. Tache las tareas completadas tan a menudo como agregue nuevas tareas en su lista de tareas para asegurarse de seguir avanzando.
4. Programar tareas
“Un horario protege del caos y el capricho”, dice la autora Annie Dillard. Si es una persona madrugadora y se encuentra en su momento más creativo y productivo temprano en la mañana, programe tareas de alto valor en la mañana en su momento pico creativo/productivo. Si su creatividad y energía aumentan cuando se pone el sol, programe tareas de alta prioridad en ese momento. Su tiempo de «inactividad» se puede programar para tareas menos importantes, como revisar el correo electrónico o devolver llamadas telefónicas.
Comprenda su ritmo de horas pico y muertas y programe las tareas adecuadamente para aprovechar al máximo las horas pico. Recuerda que no encuentras tiempo para cosas importantes; haces tiempo para las cosas importantes mejor programando.
5. Concéntrese en una tarea a la vez
Haces más cosas en el menor tiempo posible cuando alternas entre hablar por teléfono celular, navegar por Internet y tomar notas, ¿verdad? ¡Incorrecto! Según un estudio publicado por la Asociación Estadounidense de Psicología, en realidad pasas entre un 20 y un 40 por ciento más de tiempo cuando realizas múltiples tareas. Además de costarle tiempo y eficiencia, la multitarea también puede reducir la calidad de su trabajo.
Olvídate de la multitarea. No te pones al día con tu carga de trabajo haciendo varias cosas a la vez. Concéntrese más en completar una tarea a la vez. Completar tareas en secuencia una a la vez conduce a un mejor uso del tiempo, dicen los investigadores del estudio. Cambiar de una tarea a otra no suele prestarse a un buen uso del tiempo.
6. Minimice las distracciones
Ya se trate de alertas por correo electrónico del cliente, llamadas telefónicas de amigos o chats de mensajería instantánea con clientes potenciales mientras trabaja, las distracciones son un obstáculo para el uso efectivo del tiempo. Las distracciones interrumpen su concentración, reducen su productividad y, a menudo, le impiden completar tareas importantes a tiempo. También pueden causar estrés.
Identifique qué lo distrae de hacer las tareas principales y póngale fin. Mata ese televisor y apaga tu conexión a Internet y el chat de mensajería instantánea. Coloque un letrero de «No molestar» o similar en la entrada de su espacio de trabajo exclusivo para evitar interrupciones. Haz lo que sea necesario para minimizar las distracciones. Esto le asegura tomar el control de sus días y maximizar su productividad.
7. Superar la procrastinación
Edward Young, el poeta inglés más recordado por pensamientos nocturnos, dijo una vez que la procrastinación es la ladrona del tiempo. No posponga tareas en las que debería concentrarse en este momento y deje que la procrastinación le robe su tiempo. Recuerda que el mejor momento para hacer algo suele ser AHORA. Esfuércese un poco más para vencer la procrastinación y hacer lo que debe hacerse.
Una estrategia eficaz para vencer la procrastinación es decirse a sí mismo que solo se embarcará en un proyecto durante unos minutos, digamos diez minutos. Una vez que comience el proyecto, sus jugos creativos comenzarán a fluir. Entonces descubrirá que desea continuar con la tarea y muy posiblemente llevarla hasta el final. El truco para vencer la procrastinación puede ser tan simple como dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. ¡Solo eso!
8. Toma descansos
A menos que seas Superman, no puedes soportar trabajar largas horas sin agotarte y sacrificar la calidad. Por muy tentador que sea trabajar con una fecha límite de 8 a 10 horas seguidas, tómese descansos entre trabajo y trabajo. De esta manera le das a tu cerebro un tiempo valioso para descansar y recargar energías. Tomar descansos del trabajo no es perder el tiempo. Es una gestión inteligente del tiempo. Usted produce un trabajo de alta calidad cuando está bien descansado.
Aprieta los descansos cortos entre el trabajo para el tiempo de inactividad. Idealmente, tome un descanso de cinco minutos cada una o dos horas para descansar y pensar creativamente. Puede programar una alarma para que le recuerde cuándo debe tomar su descanso. Deje de trabajar y simplemente siéntese y medite en su escritorio o salga a tomar una taza de café o camine un poco. No te olvides de darte suficiente tiempo para el almuerzo también. No se puede trabajar de manera óptima con el estómago vacío.
9. Di «No»
Una habilidad que han dominado muchos triunfadores como el presidente Obama, Bill Gates y Richard Branson es el gentil arte de decir «no» a las cosas que no son una prioridad. Decir “no” a las cosas que no son una prioridad te permite enfocarte en aquellas cosas que son realmente importantes. Solo tienes exactamente 24 horas en un día para hacer las cosas que importan. Si no aprendes a decir “no” a las cosas que no son importantes, las prioridades de los demás precederán a las tuyas y te verás abrumado por demasiados proyectos y compromisos.
Di “no” amigablemente a todo lo que no apoye tus valores o no te ayude a alcanzar tus metas. Tienes derecho a decir «no» sin importar con quién estés hablando. Cuando mejora en decir «no», le da un buen uso a su tiempo y se defiende del trabajo apresurado, el bajo rendimiento y la sobrecarga de trabajo.
10. Delegar tareas
El viejo adagio del autor del siglo XVII John Donne de que nadie es una isla sigue siendo válido hoy en día. No puedes manejar todo por tu cuenta. A veces es prudente dejar que otras personas te ayuden con las tareas, especialmente cuando estás abrumado. Ahorra tiempo, reduce el estrés y logra mucho más cuando asigna tareas a las personas adecuadas.
Abandone su control sobre el volante y otorgue autoridad con responsabilidad a personas calificadas. Delegar no es tirar. Dar tareas con consecuencias. De esta manera, promueve la responsabilidad y garantiza que se cumplan los objetivos y los plazos.