Franjas de tiempo: un enfoque diferente para la gestión del tiempo

Franjas de tiempo: un enfoque diferente para la gestión del tiempo

Como instructor universitario, a menudo tengo períodos de semanas de tiempo no programado entre sesiones, que necesito usar para ponerme al día con todos los proyectos que dejé pasar durante la agitada segunda mitad del semestre. Como escritor independiente, siempre tengo una pila de pequeños proyectos, así como compromisos continuos (como mis publicaciones tres veces por semana aquí en Lifehack) que deben hacerse.

El problema con los contextos y el MIT

Si bien me gusta la idea de las «tareas más importantes» (MIT), en las que escribes las tres o cuatro cosas que debes hacer todos los días, y trabajas en ellas primero, dejando todo lo demás para el tiempo que queda al final. – El hecho es que muchos de mis compromisos no se pueden manejar de esa manera. Tengo más de tres compromisos en curso, cada uno de los cuales necesita al menos un poco de atención todos los días.

También encuentro que los contextos en el sentido de GTD realmente no funcionan para mí; sí, todas estas tareas pueden ser similares en el sentido de que suceden en mi computadora, pero requieren diferentes mentalidades. Intento agrupar cosas como llamadas telefónicas y correos electrónicos, cuando puedo, pero para el resto de mi trabajo, eso realmente no funciona. Para terminar una tarea de escritura, por ejemplo, podría necesitar sentarme y leer un poco, escribir notas y pensamientos a mano en un papel por un tiempo, y luego sentarme frente a la computadora y trabajar, antes de regresar al sofá para leer un poco más. .

Franjas de tiempo: como el bloqueo de tiempo, pero más a rayas

Lo que me funciona es una variación del bloqueo de tiempo que llamo «franjas de tiempo». En el bloqueo de tiempo, usted programa «bloques» de tiempo ininterrumpidos para diferentes proyectos a lo largo de su agenda. Dado que a) muchos de mis proyectos están en curso yb) algunos proyectos surgen de repente, necesito un poco más de flexibilidad que eso.

Entonces, lo que hice fue crear un programa flexible en el que cada hora se dedica a un proyecto genérico, es decir, «Proyecto n. ° 1», «Proyecto n. ° 2», etc. Cuando termino un proyecto, coloco un nuevo proyecto en su intervalo de tiempo. ; si el Proyecto # 5 solo toma una hora, mañana será algo diferente. Es concebible que un bloque de tiempo particular se utilice para 5 proyectos diferentes durante el transcurso de la semana.

Cada espacio, entonces, crea una «franja» de tiempo de lunes a viernes. En algunos casos, cuando sé que necesito más de 1 hora para un proyecto, bloquearé dos horas o más y organizaré el resto de mis proyectos en torno a él. Por ejemplo, cada dos jueves por la mañana grabo Lifehack Live y necesito dos horas para preparar, grabar y escribir mis notas. Entonces eso es un bloque, en lugar de una raya.

El formulario de franjas horarias (con variaciones)

Si se está preguntando cómo se ve todo esto, he reunido una versión genérica del formulario que utilizo, que puede descargar. El primero es un PDF que puede imprimir con Adobe Reader o cualquier otro lector de PDF; el segundo es un archivo RTF que debería poder abrir y editar con casi cualquier procesador de texto (aunque en mis pruebas, el formato difiere mucho de una aplicación a otra; obtuve buenos resultados de Word 2007 y WordPad, y terribles resultados de OpenOffice .org 2). Aquí están los archivos:

• Formulario de franjas de tiempo en RTF editable
• Formulario de franjas horarias en PDF

En la parte superior hay espacio para poner los compromisos fijos de la semana. La tabla de abajo es tu clave, con espacio para definir hasta 10 proyectos; cuando termine un proyecto, táchelo y complete el siguiente cuadro con el nuevo proyecto para ese espacio. El medio es un horario de hora por hora para la semana, con espacios de una hora de 9 a 6. (Puede cambiar las horas de trabajo o iniciar el calendario el lunes editando el RTF). Por lo general, colocará «Proyecto n. ° 1» entre las 9 y las 10 a. día); si necesita dos horas, simplemente repita el “Proyecto n. ° 1” en el horario de 10 a 11 a. m.

Así es como se ve mi horario (haga clic para ampliar):

Como soy un lento despierto, he reservado las primeras tres horas para revisar mi correo electrónico, ver los feeds, revisar las estadísticas de mi sitio, desayunar y vestirme para el día. A las 9, comienza mi día de trabajo: el Proyecto n. ° 1 es Lifehack, así que trabajaré en publicaciones, generaré ideas, haré mantenimiento del sitio y cualquier otra cosa que necesite hacer. A los 10, paso a mi próximo proyecto, que en este momento está editando un libro electrónico que voy a lanzar este verano. Cuando termine, reemplazaré el Proyecto # 2 con algo más. El proyecto n. ° 3 está preparando un curso en línea que impartiré este verano. Y así.

Notarás que alrededor del jueves se rompe; Necesito dos horas para Lifehack Live, así que tomo ese tiempo del Proyecto # 2; el viernes, he programado tiempo para lavar la ropa y otras tareas del hogar, y mi revisión semanal. Entonces, al comienzo de la semana, tuve cuidado de asignar espacios que no tendrían 5 horas para proyectos más pequeños.

Observe también que he agregado tres correos electrónicos al día. En mis propios dispositivos, revisaba el correo electrónico constantemente durante todo el día; esta es mi manera de recordarme a mí mismo que debo ceñirme a la tarea en cuestión y revisar el correo electrónico justo antes de la pausa para el almuerzo y al final de mi jornada laboral antes de ir a preparar la cena.

El beneficio de todo esto es que puedo ver de un vistazo cuánto tiempo he reservado para cada proyecto durante el transcurso de la semana. Si surge algo nuevo, puedo reemplazar fácilmente un espacio de proyecto (o más, si es necesario) y reasignar el tiempo según sea necesario. Solo tengo 8 proyectos ahí; los dos últimos son para proyectos familiares e irían en los horarios de fin de semana o de noche; por el momento, no tengo ninguno.

¿Quizás esto funcione para usted?

Las franjas de tiempo no parecerán tan nuevas para las personas que ya están practicando el bloqueo de tiempo; la única diferencia es que trato de mantener los mismos proyectos a la misma hora todos los días, y la flexibilidad de tener espacios dedicados a proyectos genéricos en lugar de particulares. unos. Eso es lo que funciona para mí, y creo que podría funcionar bien para algunos de ustedes que están teniendo dificultades para controlar su horario.

Hágame saber si esto es útil, o si tiene su propia forma un poco fuera de lo común de trabajar en sus diversos proyectos.