Elimina las reuniones para hacer más

Elimina las reuniones para hacer más

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Tiene su lista de cosas que desea lograr para hoy y, sin embargo, después de una serie de reuniones a las que tuvo que ir durante el día, no se hizo ninguna de las cosas de su lista.

Esto se debe a que las reuniones casi siempre suponen una gran pérdida de tiempo y deben eliminarse a la vista.

Piense en las últimas reuniones a las que asistió: ¿se sentó a verlas deseando estar en otro lugar o terminó la reunión preguntándose cuál era el objetivo de la reunión, o peor aún, sintió que se podría haber logrado lo mismo a través de un simple correo electrónico? ? Las reuniones acaparan el tiempo y, a menudo, te dejan deseando poder recuperar ese tiempo.

¿Es posible tener una reunión productiva? Claro, pero es raro. Una reunión productiva sería si las ideas pudieran comunicarse y acordarse más rápido que por teléfono o correo electrónico, no por más tiempo. Una reunión productiva tendría un propósito claramente establecido, sería lo más breve posible y tendría un resultado con tareas asignadas que se completarán después de la reunión. En todas las organizaciones para las que he trabajado o en las que he estado involucrado, esas reuniones son realmente raras, si es que existen.

En su lugar, elimine las reuniones de su vida y haga mucho más. Así es cómo:

• No hagas reuniones. Si eres el jefe o estás a cargo de programar reuniones, tienes la autoridad para cancelarlas. Intenta pasar un día sin ellos. En su lugar, tenga los mismos propósitos a través del correo electrónico. ¿Tiene una reunión donde la gente le da informes de progreso? Pídales que le envíen por correo electrónico un informe de progreso todos los días, a una hora específica cada día, y que su asistente los recopile y compile un informe diario general para usted. Una reunión de un vistazo.
• Comuníquese por correo electrónico, teléfono y luego de persona a persona. Haga del correo electrónico su modo de comunicación predeterminado. Si alguien quiere programar una reunión, pídale que le envíe un correo electrónico con sus preguntas. Si eso no es lo suficientemente bueno, acuerde hablar por teléfono al respecto. Como último recurso, conviene ponerse de pie durante 5 minutos cara a cara. No aceptes tomar un café o almorzar; la mayoría de las veces, solo estás charlando. Y cuando hable por teléfono o en persona, vaya al grano rápidamente: elimine la charla amistosa preliminar. Simplemente sumérjase en: OK, ¿qué se debe hacer aquí? ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Qué tareas realizará quién? Y luego terminaste.
• Disculparse. Si no eres el jefe, es posible que no puedas controlar si se llevan a cabo reuniones o no. En ese caso, solicite omitirlo. Diga que tiene un proyecto urgente en fecha límite y no podrá asistir a la reunión. Si su jefe intenta insistir en que lo haga, pregúntele si le gustaría otorgarle una extensión en su proyecto.
• Cumplir la agenda. Antes de la reunión, solicite copia del orden del día. Luego, realice lo que esté en la agenda antes de que se lleve a cabo la reunión. Por ejemplo, si la reunión es para discutir un informe, anote el informe minuciosamente con sus comentarios y coloque las acciones recomendadas al final. Envíele eso por correo electrónico a su jefe y dígale que ya ha hecho lo necesario, para que pueda trabajar en otro proyecto. Elimina la necesidad de estar en la reunión.
• La técnica del cachorro. Tim Ferriss, autor de La semana laboral de 4 horas, sugiere que use la técnica de ventas de Puppydog para salir de las reuniones. Básicamente, esta técnica fue utilizada originalmente por las tiendas de mascotas para hacer una venta: si el cliente duda, dígales que se lleven a casa al cachorro y lo prueben, y si no funciona, pueden traerlo de regreso. . Muchas personas estarán de acuerdo con esta pequeña prueba, y rara vez traen al cachorro de regreso. Pregúntale a tu jefe si puedes saltarte la reunión, solo por hoy, ya que necesitas terminar algo urgente. Solo esta vez es difícil de rechazar. Con el tiempo, su jefe se dará cuenta de que no necesita ir a la reunión y que es más productivo si no lo hace.
• Trabajar desde casa. Convence a tu jefe para que te deje trabajar desde casa y podrás saltarte todas las reuniones. Esto, por supuesto, es ideal. Solo asegúrese de ser más productivo en casa que en la oficina.
• Hacer las cosas. Si puede saltarse una reunión, haga las cosas, cosas importantes. Sea 10 veces más productivo que las personas que asistieron a la reunión.
• Mostrar prueba. Cuando el jefe salga de la reunión que omitió, entregue ese gran informe o proyecto. Demuestre que fue súper productivo sin la reunión, con pruebas frías y contundentes. Haga esto suficientes veces, e impresionará a su jefe y la reunión improductiva será un recuerdo lejano.