Consejo de productividad: cómo no gastar demasiado tiempo en una tarea

Consejo de productividad: cómo no gastar demasiado tiempo en una tarea

¿Alguna vez ha sentido que pasa demasiado tiempo en algo? Comenzó a leer un libro, pero finalmente se dio cuenta de que el tiempo que dedica a leerlo supera con creces el valor que obtiene. O tal vez trabajó en un proyecto, pero después de completarlo se dio cuenta de que el proyecto podría terminarse mucho antes.

¿Por qué suceden esas cosas? Si bien puede haber factores externos que contribuyan a la situación, creo que hay una causa principal: perdemos nuestro tiempo en cosas innecesarias. Dedicamos nuestro tiempo a cosas que no contribuyen a los resultados finales y que, finalmente, hacen que gastemos demasiado nuestro tiempo. Evidentemente, la cura es:

No hagas más de lo necesario

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a conseguirlo:

1. Establezca un resultado esperado claro

Una razón importante por la que gastamos demasiado nuestro tiempo en algo es no saber con precisión cuál es el resultado final que esperamos. Si ni siquiera sabemos lo que queremos, ¿cómo podemos decidir si algo es necesario o no? Como resultado, hacemos cosas que luego se considerarán innecesarias. Por tanto, el primer paso importante es establecer una salida esperada clara. Debe ser específico para que pueda saber con certeza si lo ha logrado o no.

2. Escriba el resultado esperado en un lugar destacado

Tener un resultado esperado claro es bueno, pero a menudo no es suficiente. El problema es que podemos olvidarlo una vez que nos sumerjamos en el trabajo. Así que necesitamos recordárnoslo de alguna manera.

Una forma de hacerlo es escribiendo el resultado esperado en un lugar destacado que pueda ver fácilmente. Por ejemplo, si está trabajando en una computadora y usa Google Desktop, puede escribirlo en Scratch Pad (ver captura de pantalla). Dado que el Bloc de notas siempre está visible, puede volver a leer fácilmente el resultado esperado de lo que está haciendo.

3. Vuelva a alinearse con el resultado esperado de vez en cuando

Mientras está ocupado trabajando en algo, es fácil desviarse. Por lo tanto, debe realinearse regularmente con la salida esperada. Para hacerlo, siempre que esté a punto de realizar una subtarea, debe preguntar: “¿Realmente necesito hacer esto para hacer el trabajo? ¿Puedo simplemente omitirlo o hacerlo de una manera diferente, más eficiente? » Estas preguntas le ayudarán a evaluar su forma de trabajar y volver a encaminarse.

Si es difícil hacer estas preguntas antes de realizar una subtarea, también puede hacerlas a intervalos regulares. Por ejemplo, si normalmente hace 50 minutos de trabajo seguidos de 10 minutos de descanso, puede hacer estas preguntas cada vez que ingrese el tiempo de descanso.

4. Establezca una fecha límite y trabaje con una estructura piramidal invertida

Establecer una fecha límite es otra forma de ayudarlo a hacer solo lo necesario. Al establecer una fecha límite, se ve obligado a priorizar las cosas que está haciendo. La mejor manera de trabajar dentro de un plazo es utilizando una estructura piramidal invertida: realice las subtareas desde las más importantes hasta las menos importantes. De esta manera, si se acaba el tiempo, aún puede ofrecer el mejor resultado posible.

Trabajar de esta manera es en realidad similar a la forma en que se escriben los artículos de los periódicos. Al colocar los hechos más importantes primero y los menos importantes después, el editor de un periódico puede recortar fácilmente un artículo para que quepa en el espacio disponible. De manera similar, al usar la estructura de pirámide invertida, puede recortar fácilmente su trabajo cuando llegue a la fecha límite.

5. Deténgase cuando ya obtenga el resultado esperado

Puede parecer obvio, pero cuando ya tenemos el resultado y todavía nos queda algo de tiempo, podemos estar tentados a dedicar más tiempo a pulirlo. Al final, puede introducir algunas cosas innecesarias en su día productivo.

Donald Latumahina es un estudiante ávido que escribe blogs regularmente sobre el crecimiento personal y la eficacia. Lea sus artículos sobre 26 consejos para mantener la calma cuando la situación empeora y cómo desarrollar sus ideas de manera exponencial.