Cómo reducir su lista de tareas a lo esencial

Cómo reducir su lista de tareas a lo esencial

¿Parece que sus días están muy ocupados y su lista de tareas pendientes se llena con un suministro interminable de tareas? ¿Tu calendario está lleno y tu jornada laboral es una carrera sin parar de una cosa a otra?

Si es así, es posible que tenga demasiado en su plato. Es hora de dar un paso atrás, tomarse unos minutos y reducir esa lista de tareas pendientes a lo esencial.

Imagina, por un momento, que solo tienes unas pocas cosas en tu lista para hoy. Imagina la paz que proviene de ese simple hecho. Ahora imagina tu día de trabajo, un día de simplicidad, de enfoque, de logros poderosos. Imagina que en lugar de hacer 10 pequeñas cosas que no importan mucho, haces una que realmente tendrá un impacto en tu negocio, en quién eres, en tu futuro.

Ahora haz que suceda. Es posible, este día de trabajo de paz, esta productividad tipo Zen. Pero requerirá concentración y energía, y un poco de cabeza dura. Aquí hay una guía para hacerlo.

• Enfócate en tus metas. Para saber lo que es esencial, primero debe saber lo que está tratando de lograr. Si no tiene objetivos, no tiene forma de saber si una tarea es esencial para lograr esos objetivos. Tómese unos minutos para revisar sus objetivos (o escríbalos por primera vez). ¿Dónde quieres estar en 10 años? ¿Qué gran cosa puedes hacer para llegar allí este año? ¿Qué puedes hacer en los próximos meses? ¿Y tú qué puedes hacer esta semana? Al tener estos objetivos, te estás proporcionando una hoja de ruta. Concéntrese en un solo objetivo a la vez por ahora, hasta que lo logre, y luego concéntrese en el siguiente.
• Conoce tu valor. Si no te valoras a ti mismo, no valorarás tu tiempo. Y luego dirá que sí a cada solicitud, y su lista de tareas siempre estará repleta. Tómate unos minutos para pensar en tus habilidades y en lo que vales. Piensa en cuánto quieres que valga tu tiempo. Y ahora, no acepte ningún trabajo que no valga su tiempo y valor.
• La mayoría de la explosión por su dinero. Mire su lista de tareas pendientes: ¿qué tareas allí realmente importan? ¿Cuáles le harán ganar más dinero, obtener más reconocimiento y pagar más a largo plazo? Pon una estrella al lado de esas tareas. Si no tiene ninguna de esas tareas en su lista, considere proponer algunas. Estos son en lo que debes enfocarte.
• eliminar el resto. Ahora que sabe qué tareas realmente importan… vea qué puede eliminar del resto. Algunos de ellos se pueden tachar de inmediato. Algunas otras estrategias para eliminar tareas de su lista se encuentran a continuación.
• Despeja tus mañanas. Reserva un gran bloque de tiempo cada mañana (toda la mañana si es posible) para trabajar en tus tareas destacadas, las que realmente importan. Este es el momento de tranquilidad en el que puedes ser realmente productivo. Una vez que llega la tarde, es probable que las cosas mejoren y sus tareas importantes pueden retrasarse. Despeje su calendario por las mañanas, no programe nada en ese momento, apague su teléfono y correo electrónico, despeje su escritorio y vea cuánto puede hacer.
• Elige tres cosas. Si su lista tiene 20 cosas, solo elija tres para hoy. ¿Pero quieres hacer cinco o siete? Sé despiadado. Prioriza, y elige solo tres. Escriba esos tres en una hoja de papel separada, y esa es su lista de tareas pendientes para hoy. Asegúrese de que al menos uno de ellos lo lleve a su meta a corto plazo para esta semana. Las otras dos definitivamente deberían ser tareas destacadas, esas realmente importantes.
• Detener reuniones. Las reuniones son casi siempre una pérdida de tiempo. Si los controlas, elimínalos. Haga que las personas informen cosas por correo electrónico. Colabore utilizando herramientas en línea. O organice reuniones individuales, de 5 a 10 minutos cada una, si es necesario, y agréguelas en grupos de una hora por la tarde. Si no los controlas, muéstrale a tu jefe por qué no deberías estar en una reunión y cuánto puedes lograr si no tuvieras que ir; haz un argumento que tu jefe no pueda rechazar.
• Delegar. Eche otro vistazo a su lista de cosas por hacer… ¿hay cosas ahí que no necesita hacer? Envíelos a otra persona, ya sea más arriba en la cadena alimenticia que usted o más abajo, o en el mismo nivel. No importa. Mientras no seas tú. Sepa lo que debe hacer usted y lo que no.
• Por defecto a no. En lugar de aceptar todas las solicitudes que se le presenten, aprenda a decir que no. Solo acepte aquellas tareas que realmente debe hacer usted, que valen la pena y que le darán el mayor beneficio a largo plazo. Di no a todo lo demás, por difícil que sea. O retrase: dígales que le pregunten nuevamente la próxima semana. A menudo, la solicitud desaparecerá.
• Desviar tareas a una carpeta. ¿Tiene otras tareas pequeñas que necesita hacer hoy que no están en su lista de tres tareas por hacer para hoy? Pon esas tareas en una carpeta separada, o en otra lista, y guárdalas en un cajón. Reserve una hora más o menos más tarde en el día y procese por lotes esas pequeñas tareas. Llamadas telefónicas, notas rápidas, papeleo, lo que sea: puede hacer todo esto muy rápido, todo a la vez. Es mejor que esparcirlos a lo largo del día.
• Tarea única. Cuando vayas a concentrarte en una de tus tres tareas importantes para hoy, enfócate de verdad. Elimine todas las distracciones, incluidos Internet, el correo electrónico, los teléfonos y el desorden en su escritorio. No permitas que nada interrumpa. Lo mismo si va a tener una reunión individual con alguien (como se mencionó anteriormente) o procesar por lotes sus tareas más pequeñas: haga una a la vez. La multitarea solo lo estresará y lo hará menos productivo. La multitarea realmente solo es efectiva a mayor escala: hacer varios proyectos en el transcurso de un mes, por ejemplo, en lugar de varias tareas a la vez.
• Establecer una hora para el correo electrónico. Esta es probablemente la tarea más difícil para la mayoría de nosotros. El correo electrónico es algo que estamos acostumbrados a hacer durante todo el día. Pero en realidad, para la mayoría de las personas, el correo electrónico no necesita ser respondido de inmediato. Administre las expectativas de las personas con las que se comunica: hágales saber que solo envía correos electrónicos una vez al día y que no esperarán una respuesta inmediata. Si esto es imposible para usted, al menos, limite su correo electrónico a fragmentos, en lugar de hacerlo durante todo el día. Hazlo 2 o 3 veces al día, o una vez cada hora durante 5 minutos, pero no durante toda la hora. Y no lo haga durante su tiempo de tranquilidad en la mañana, eso es solo para tareas destacadas.