5 alternativas a las reuniones que hacen perder el tiempo

Por AutoestimaFeliz enero 11, 2022 Destacadas 0 comentarios

A nadie le gustan las reuniones. Bueno, no «nadie»: ¿ese tipo mayor con barba que nadie parece conocer personalmente y que viene a todas las reuniones? Le gustan las reuniones, porque recibe una dona gratis y una siesta. Pero aparte de él, la mayoría de las personas ven las reuniones como demasiado improductivas y que consumen mucho tiempo para ser agradables. Necesario, a veces, pero no agradable.

Hay muchas razones por las que las reuniones pueden hacer perder más tiempo del que valen. Por supuesto, las reuniones pueden estar mal planificadas, sin una agenda (o peor aún, con una agenda poco clara) y sin un objetivo real en mente. Las reuniones a menudo también pueden convertirse en el campo de batalla para la política interna de la oficina, con el tiempo de todos desperdiciado mientras el Alpha y el Beta de la oficina se golpean el pecho.

Otras formas en que las reuniones pierden el tiempo tienen que ver con factores externos a la reunión. Interrumpen cualquier cosa en la que estuvieras trabajando en ese momento, independientemente del tipo de estado de flujo en el que te hayas encontrado. Siempre hay alguien esencial que llega tarde, lo que obliga a todos a calmarse esperando, o a comenzar y luego perder el tiempo cuando finalmente aparecen y necesitan ser llenados.

Y, por último, está la estructura de la reunión en sí. Las reuniones de lluvia de ideas se estancan cuando las personas que no conocen el concepto de lluvia de ideas realizan comprobaciones de viabilidad de cada idea descartada. Las reuniones informativas se estancan cuando los líderes encuentran resistencias que no habían previsto y buscan respuestas a tientas, sin estar preparados. Y las reuniones en general se derrumban a medida que las voces y los egos aumentan en un clamor para que todos sean escuchados y tengan razón.

Cinco alternativas a las reuniones

Como dije, a veces las reuniones son necesarias, pero en lugar de una primera respuesta, las reuniones deben reservarse para ocasiones especiales, cuando solo una reunión cara a cara hará el trabajo. En otras ocasiones, pruebe una de estas cinco alternativas y vea si no le ahorran algo de tiempo y molestias.

Mensajería instantánea

Si bien es probable que la mensajería instantánea (IM) se vea más como una pérdida de tiempo para los adolescentes y los geeks solitarios, se puede hacer mucho a través de la mensajería instantánea. IM le permite a usted y a sus socios mantener una «presencia» virtual a largo plazo mientras trabaja, publicando preguntas, actualizaciones e ideas a medida que surgen o surgen problemas en su trabajo. Dado que los programas de mensajería instantánea mantienen un registro completo de la sesión de chat, no hay peligro de perderse nada o perderlo, simplemente desplácese hacia arriba.

Hay un par de reglas a seguir para la mensajería instantánea productiva.

Corta la charla. Para mantener las cosas enfocadas, cada persona debe hablar solo a) cuando tenga algo importante que agregar, o b) en respuesta a una pregunta.
Sin lujos. El software de mensajería instantánea actual viene con capacidades de voz y video, avatares, funciones de transformación de rostros, fuentes multicolores y más. Deje esos para su hija de doce años: está trabajando, no jugando a la mensajería instantánea.

Las alternativas a la mensajería instantánea incluyen salas de chat privadas como Campfire o incluso Gorjeo si puedes resistir el canto de sirena de los tuits de tus amigos.

teleconferencia

Si se necesita un contacto más personal y compartir en tiempo real, pruebe un sistema de teleconferencia como Adobe Acrobat.com o GoToMeeting. La mayoría de los servicios permiten compartir la pantalla, la pizarra colaborativa y otros sustitutos de la presencia en la misma sala, sin el viaje diario a la reunión (incluso si es solo tres pisos más abajo), las interrupciones incesantes para el café y los descansos para ir al baño, la socialización cara a cara. , o la ausencia forzada de tu escritorio mientras esperas ese correo electrónico crucial. Dado que la mayoría también crea una transcripción, tampoco necesita a alguien que tome minutos.

wikis

Los wikis proporcionan un entorno de colaboración que es ideal para el desarrollo de documentos de trabajo y declaraciones, así como material al que será necesario hacer referencia una y otra vez. Para proyectos únicos, una wiki en línea como WetPaint o PBWiki es ideal: gratuita, fácil de configurar y fácil de usar. Para más material de misión crítica, especialmente cuando planea usarlo repetidamente y donde la seguridad es una preocupación importante, su organización puede configurar fácilmente un wiki interno en su intranet, utilizando software avanzado como MediaWiki, el software que ejecuta Wikipedia.

Los wikis se autoorganizan y son fáciles de crear y editar, y realizan un seguimiento de los cambios realizados junto con un registro de quién es el responsable de cada edición (¡se acabaron las disputas sobre los créditos!). Cuando la interacción en tiempo real no es una necesidad, crear un wiki durante un largo período de tiempo puede ser mucho más productivo que una cadena de reuniones, pero asegúrese de asignar responsabilidades y dejar tiempo para el trabajo del wiki.

Listas/grupos de correo electrónico

Otra solución en la que la interacción en tiempo real no es un factor es la antigua lista de correo electrónico. Un poco pasadas de moda en estos días, las listas de correo electrónico aún pueden ser formas bastante productivas de hacer cosas en grupo, y tanto Yahoo como Google ofrecen servicios que son gratuitos y fáciles de configurar.

Una lista de correo electrónico efectiva probablemente debería tener un moderador, no para aprobar mensajes, sino para recordar a las personas cuando se están desviando. La buena etiqueta es esencial en este ambiente; algo sobre el medio alienta las guerras de llamas. Pero con algunas precauciones, las listas de correo electrónico aún pueden ser herramientas bastante efectivas, lo que permite intercambios reflexivos y considerados y mantiene automáticamente un archivo de búsqueda de discusiones pasadas.

Aplicaciones de colaboración

Finalmente, el uso eficaz de una aplicación de gestión de proyectos puede evitar la necesidad de la mayoría de las reuniones. Los sistemas como Wrike y Basecamp permiten intercambiar notas, asignar tareas y compartir archivos. También ofrecen varias formas para que los usuarios interactúen: SMS, correo electrónico, en línea, RSS o mediante una aplicación de terceros a través de la API de Basecamp.

Si la gestión completa de proyectos es demasiado, considere usar servicios en línea como Google Docs (que se puede instalar en su propio dominio a través de Google Apps) junto con Google Talk u otro IM: puede compartir documentos, agregar y editar el trabajo de los demás, y crear un repositorio de materiales al mismo tiempo.

vamos a levantar la sesión

No estoy tratando de afirmar que todas las reuniones se pueden reemplazar a través de servicios en línea o aplicaciones de escritorio. A veces, una reunión en persona es la mejor y más eficiente manera de hacer las cosas.

Pero no permita que las reuniones se conviertan en el modo predeterminado de interacción. Con demasiada frecuencia, las reuniones representan una falla en la comunicación, no el avance de la misma: se convocan cuando ya nadie está en la misma página, o peor aún, cuando la [stuff] está a punto de golpear el ventilador. Una planificación y un uso de los recursos más efectivos a menudo pueden evitar la necesidad de reuniones y permitir que todos los involucrados pasen más tiempo trabajando en lugar de hablar de él.