3 técnicas para establecer prioridades de manera efectiva

Por AutoestimaFeliz enero 9, 2022 Destacadas 0 comentarios

Es fácil, en la avalancha de la vida, convertirse en un reactor: responder a todo lo que surge, en el momento en que surge, y prestarle toda su atención hasta que surja lo siguiente.

Esta es, por supuesto, una receta para la locura. La sensación de pérdida de control sobre lo que haces y cuándo es suficiente para llevarte al límite, y si eso no te atrapa, los restos de proyectos inacabados que dejas a tu paso seguramente te alcanzarán.

Tener una bandeja de entrada y procesarla de manera sistemática puede ayudarlo a recuperar parte de ese control. Pero una vez que haya procesado su bandeja de entrada y haya enumerado todas las tareas que necesita para empezar, todavía tiene que averiguar qué hacer en el siguiente instante. ¿En cuál de esas tareas gastará mejor su tiempo y en cuáles puede esperar?

Cuando no establecemos prioridades, tendemos a seguir el camino de menor resistencia. (¡Y seguir el camino de la menor resistencia, como nos recordó el difunto gran Utah Phillips, es lo que hace que el río se tuerza!) Es decir, elegiremos y clasificaremos las cosas que tenemos que hacer y trabajaremos en las más fáciles: dejando las tareas más difíciles y menos divertidas para un “después” que, en muchos casos, nunca llega o, peor aún, llega justo antes de que la acción deba terminar, lanzándonos a un torbellino de actividad, estrés y arrepentimiento.

Por eso es tan importante establecer prioridades.

3 enfoques efectivos para establecer prioridades

Hay tres enfoques básicos para establecer prioridades, cada uno de los cuales probablemente se adapte a diferentes tipos de personalidades. El primero es para los procrastinadores, personas que posponen tareas desagradables. El segundo es para las personas que prosperan con los logros, que necesitan una serie de pequeñas victorias para pasar el día. Y el tercero es para los tipos más analíticos, que necesitan saber que están trabajando en lo objetivamente más importante posible en este momento. En orden, entonces, son:

1. Come una rana

Hay un viejo dicho que dice que si te despiertas por la mañana y te comes una rana viva, puedes pasar el día sabiendo que lo peor que te puede pasar ese día ya ha pasado. En otras palabras, ¡el día solo puede mejorar!

Popularizado en el libro Eat That Frog! de Brian Tracy, la idea aquí es que usted abordar la tarea más grande, más difícil y menos atractiva a primera hora de cada día, para que puedas pasar el resto del día sabiendo que lo peor ya pasó.

Cuando tienes una rana vieja y gorda en tu plato, realmente tienes que esforzarte. Otro viejo dicho dice que cuando tienes que comerte una rana, ¡no pases demasiado tiempo mirándola! Vale la pena tener esto en cuenta si usted es el tipo de persona que pospone las cosas «planificando su ataque» y «preparándose mentalmente» durante la mitad del día. ¡Solo abre de par en par y muerde esa rana, amigo! De lo contrario, es casi seguro que te convencerás de no hacer nada.

2. Mover rocas grandes

Tal vez no seas tanto un procrastinador como un violinista, alguien que llena su tiempo preocupándose por pequeñas tareas. Estás ocupado, ocupado, ocupado todo el tiempo, pero de alguna manera, nunca parece que se haga nada importante.

Necesitas la sabiduría del tarro de pepinillos. Tome un frasco de pepinillos y llénelo con arena. Ahora trata de poner un puñado de rocas allí. No puedes, ¿verdad? No hay espacio.

Si es importante poner las piedras en el frasco, primero tienes que poner las piedras. Llene el frasco con rocas, ahora intente verter algunos guijarros. ¿Ves cómo llegan y llenan el espacio disponible? Ahora echa un par de puñados de grava. Una vez más, se desliza directamente en las grietas. Finalmente, vierte un poco de arena.

Para los discapacitados metafóricamente, el tarro de pepinillos es todo el tiempo que tienes en un día. Puede llenarlo con pequeñas tareas de trabajo sin sentido, sin dejar espacio para las cosas grandes, o puede hacer las cosas grandes primero, luego las cosas más pequeñas y finalmente llenar los momentos libres con cosas inútiles.

Para ponerlo en práctica, siéntate esta noche antes de irte a la cama y escribe las tres tareas más importantes que tienes que hacer mañana. No intente ajustar todo lo que necesita, o cree que necesita hacer, solo los tres más importantes.

Por la mañana, saca tu lista y ataca la primera “Big Rock”. Trabaje en él hasta que esté hecho o no pueda hacer más progresos. Luego pasa al segundo, y luego al tercero. Una vez que los haya terminado todos, puede comenzar con las cosas pequeñas, sabiendo que ha hecho un buen progreso en todas las cosas importantes. ¿Y si no llegas a las cositas? Tendrás la satisfacción de saber que lograste tres grandes cosas. Al final del día, nadie ha deseado nunca haber pasado más tiempo organizando su cajón de lápices en lugar de escribir su novela, o imprimir etiquetas de correo en lugar de conseguir un gran cliente.

3. Cuadrantes de Covey

Si no puede relajarse a menos que sepa absolutamente que está trabajando en lo más importante en lo que podría estar trabajando en todo momento, el sistema de cuadrantes de Stephen Covey, tal como está escrito en Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva: poderosas lecciones de cambio personal, podría ser para ti

Covey sugiere que divida una hoja de papel en cuatro secciones, dibujando una línea transversal y una línea de arriba hacia abajo. En cada uno de esos cuadrantes, colocas tus tareas según sean:

Importante y Urgente
Importante y no urgente
No importante pero urgente
No importante y no urgente

Las cosas de los cuadrantes III y IV es donde nos atascamos en lo trivial: llamadas telefónicas, interrupciones, reuniones (QIII) y trabajo ocupado, disparando la brisa y otras pérdidas de tiempo (QIV). Aunque algunas de estas cosas pueden tener algún valor social, si interfieren con su capacidad para hacer las cosas que son importantes para usted, deben desaparecer.

Los cuadrantes I y II son las tareas que son importantes para nosotros. QI son crisis, plazos inminentes y otro trabajo que debe hacerse ahora mismo o sucederán cosas terribles. Si realmente está al tanto de su gestión del tiempo, puede minimizar las tareas Q1, pero nunca puede eliminarlas: un accidente automovilístico, alguien que se enferma, un desastre natural, todas estas cosas exigen una acción inmediata y rara vez se planifican.

Le gustaría pasar la mayor cantidad de tiempo posible en el Cuadrante II, dedicándose a las tareas que son importantes con mucho tiempo para dedicarse realmente a ellas y hacer el mejor trabajo posible. Esto es lo que le quita tiempo a QIII y QIV, así que después de trazar sus tareas en la cuadrícula de cuadrante de Covey, de acuerdo con su propio sentido de lo que es importante y lo que no, trabaje tanto como sea posible en elementos en el Cuadrante II (y tareas del Cuadrante I cuando surjan).

llegar a conocerte

Dedique algún tiempo a probar cada uno de estos enfoques para determinar el tamaño. Es difícil decir qué podría funcionar mejor para una persona determinada: lo que le sienta como anillo al dedo será demasiado vinculante y restrictivo para otra, y demasiado suelto y desestructurado para una tercera. Descubrirá que también necesita dedicar algo de tiempo a averiguar qué hace que algo sea importante para usted: hacia qué objetivos pretenden sus acciones llevarle.

Al final, establecer prioridades es un ejercicio de autoconocimiento. Necesitas saber qué tareas tratarás como un placer y cuáles como una tortura, qué tareas te llevarán a tus objetivos y cuáles te desviarán o, en el mejor de los casos, te harán girar las ruedas y no ir a ninguna parte.

Estas tres son las estrategias más conocidas y más probadas que existen, pero tal vez tenga una idea diferente que le gustaría compartir. Cuéntanos cómo estableces tus prioridades en los comentarios.