Seis errores principales al hacer presentaciones de Powerpoint
Seis errores principales al hacer presentaciones de Powerpoint
Uno de los editores de Lifehack, Chris Smith, escribe con frecuencia sobre tecnología. Mientras leía algunos de sus artículos recientes, me influyó para escribir un artículo sobre tecnología propio, así que aquí está.
Entonces, estás sentado en una reunión de la empresa y el presentador muestra la primera diapositiva. Probablemente estés pensando para ti mismo,
“Oh no, no otra presentación de Powerpoint – ¡ABURRIDO!”
Desafortunadamente, la mayoría de las personas que usan Powerpoint, Keynote u otro software similar para hacer presentaciones de diapositivas abusan completamente de la tecnología. En lugar de usar estos programas para mejorar sus presentaciones, terminan adormeciendo a sus audiencias.
Yo mismo he sido culpable de abusar de esta tecnología cuando comencé a usar Powerpoint como gerente de marketing de productos. Originalmente, la intención era reemplazar el uso de diapositivas engorrosas y cuando me di cuenta de lo fácil que era crear nuevas diapositivas con un programa de computadora, como todos los demás, me volví loco.
Todavía estoy usando Powerpoint estos días en mis charlas y seminarios, pero afortunadamente después de ver a muchos otros cometer los mismos errores que yo cometí con sus presentaciones, me propuse capacitarme sobre cómo usar mejor esta herramienta. Para ayudarlo con sus propias presentaciones, he identificado seis errores principales que cometen la mayoría de los usuarios de Powerpoint y cómo puede evitarlos.
1 – Texto demasiado pequeño
Muy a menudo, el texto utilizado en las diapositivas es demasiado pequeño para leerlo una vez proyectado en una pantalla. Una buena prueba para usar es ir al fondo de la sala donde el miembro de la audiencia más lejano estaría sentado antes de hacer su presentación. Coloque la diapositiva con el texto de menor tamaño. Si no puede descifrar el texto con facilidad, tampoco lo hará ningún miembro de la audiencia sentado en la parte trasera de la sala. Tendrá que aumentar el tamaño de su texto (sugeriría al menos un tamaño de fuente de 35-40 como mínimo). Además, es una buena idea usar fuentes sans-serif como Arial (en lugar de fuentes serif como Times Roman) en las diapositivas, ya que son más agradables a la vista en una pantalla.
2 – Demasiado texto
Otro gran error que muchas personas cometen es tratar de incluir demasiado texto en una sola diapositiva. Es una pesadilla para el público ver una diapositiva llena de texto. Si los miembros de la audiencia comienzan a leer todo el texto en una diapositiva de este tipo, no podrán escucharlo a usted como orador al mismo tiempo. Una buena regla general es no tener más de cuatro o cinco viñetas por diapositiva (a menudo uso solo tres puntos) y no más de cinco palabras por punto. Si tiene más viñetas, divídalas en diapositivas separadas.
3 – Lectura de cada palabra
Una señal segura de un presentador ineficaz es cuando mira la pantalla y lee hasta la última palabra en las diapositivas. Desde el punto de vista de las habilidades de presentación, esto es malo porque el presentador pierde el contacto visual con la audiencia. Tampoco querrás que el público tenga que mirarte el trasero todo el tiempo. Una vez más, limite la cantidad de palabras en cada viñeta para que pueda hablar con más naturalidad ampliando lo que realmente hay en cada diapositiva.
4 – Abusar de las campanas y silbatos
Otro indicador de un usuario de Powerpoint sin experiencia es cuando se utilizan demasiadas de las funciones sofisticadas del programa en la presentación. Esto incluiría el uso de demasiadas transiciones de diapositivas, animaciones, efectos de sonido, etc. diferentes. No está allí para impresionar a la audiencia con su vasto conocimiento de las diferentes campanas y silbatos que tiene Powerpoint. Estos pueden resultar bastante agotadores para la audiencia. Mantenga las cosas simples y recuerde que las diapositivas están ahí para mejorar su presentación verbal, no al revés.
5 – Uso ineficaz de imágenes
Es cierto que una imagen vale más que mil palabras y las imágenes definitivamente pueden mejorar su presentación. La clave es usarlos para ilustrar los puntos principales que está planteando. No tenga demasiadas imágenes en una sola diapositiva. Usualmente uso solo una imagen por diapositiva. Asegúrese de que la imagen tenga la calidad suficiente probándola primero en una pared o pantalla. A veces, las imágenes que se ven bien en el monitor de su computadora pueden terminar viéndose mal cuando se amplían en una pared. Además, asegúrese de que las imágenes que use sean relevantes para los puntos que está tratando durante su presentación. No coloques imágenes simplemente por el simple hecho de tener imágenes allí. Debe haber alguna conexión obvia entre las imágenes que usa y los puntos que está tratando de hacer.
6 – No tener copias de seguridad
La tecnología es tecnología. Esto significa que puede fallar cuando menos se lo espera. Tuve que recurrir a usar la computadora portátil de otra persona cuando la mía falló. Fue bueno que tuviera una copia de seguridad de mi archivo de Powerpoint en una unidad flash. Desde el punto de vista del orador, también es una buena idea poder realizar su presentación sin las diapositivas en caso de que falle el proyector. A menudo traigo algunos accesorios para usar en caso de que tenga que hacer una versión repentina de mi charla sin diapositivas y sí, he tenido que hacer esto en uno o dos casos.
Así que ahí lo tienes. Si puede evitar estos seis errores principales que cometen muchos presentadores, la eficacia de sus presentaciones aumentará considerablemente. Una vez que las haya creado, ensaye sus presentaciones con anticipación con las diapositivas, ya que sus esfuerzos lo harán parecer un presentador más profesional frente al público.
