Cómo escribir una carta formal
Cómo escribir una carta formal
La mayor parte de la escritura cotidiana es informal. Tweets, actualizaciones de Facebook, tarjetas navideñas, correos electrónicos amigables: estos tienen su propia etiqueta simple, y no pasamos mucho tiempo pensando en ellos antes de lamer ese sello o presionar enviar.
A veces, sin embargo, la ocasión requiere algo más formal. Ya sea una carta a su representante político sobre un tema importante, una carta de presentación a un jefe potencial o una carta de propuesta comercial, estos requieren un poco más de cuidado si lo van a tomar en serio. Como abogado, escribo muchas cartas formales cada semana y hay un arte en hacerlo bien. Aquí hay algunos puntos a tener en cuenta cuando escriba su propia carta formal, ya sea por correo o por el ciberespacio.
1. Comprenda su propósito.
¿Por qué estas escribiendo? ¿Qué quieres que haga el lector después de leer tu carta? ¿Quieres hacerle cambiar de opinión o convencerlo de que tome una acción específica? ¿Estás buscando el perdón? ¿Quieres quejarte de un mal servicio o de un producto defectuoso? ¿Estás tratando de ser contratado? ¿Qué es el «pedir»?
Una vez que sepa esto, puede, y debe, eliminar todo lo que no sirva para ese propósito.
2. Identifique a su audiencia.
Conocer a su audiencia lo ayuda a elegir su idioma y orientar sus ideas con mayor precisión. Escribo de manera diferente en una carta a otro abogado que cuando el destinatario es un ejecutivo que no es abogado o incluso un cliente mayor «pro bono». En una carta al editor, su audiencia real son los lectores de la publicación, ¿quiénes son? (Tenga en cuenta que la mayoría de los periódicos están escritos para un nivel de lectura de octavo o noveno grado). No use jerga que su lector no entenderá.
3. Sea breve.
La mayoría de nosotros soportamos una avalancha constante de comunicaciones escritas y tenemos una cantidad limitada de tiempo para leerlas. Por lo tanto, tiene más posibilidades de que le lean si limita su carta a una página. Una carta de varias páginas con párrafos largos y oraciones complejas parece abrumadora. El lector ocupado se verá tentado a dejarlo a un lado para cuando tenga más tiempo, y es posible que nunca vuelva a retomarlo. Use párrafos cortos, oraciones cortas, palabras cortas.
4. Utilice un lenguaje sencillo.
Es trabajo del escritor hacerse entender. Incluso si su audiencia tiene un alto nivel educativo, debe evitar las palabras largas y las oraciones largas y complejas. La gente no es estúpida; están ocupados. Facilite nuestro trabajo y es más probable que le demos a su carta la atención que merece. La escritura formal no requiere el uso de grandes palabras. No intentes sonar sofisticado; trata de ser claro. Use «preguntar» en lugar de «solicitar». Diga «comprar» en lugar de «comprar». En lugar de «Adjunto a la presente, por favor encuentre», simplemente diga, «He adjuntado» o «Aquí está». . . .”
5. Dirija con el punto más importante.
Como dicen los periodistas, no entierres tu pista. Encuentre una manera de abrir con la idea o la información que más desea que su lector se centre o actúe. El primer párrafo puede ser el único que lea, así que no oculte el «preguntar» en el último párrafo.
6. Sigue las reglas.
Hay reglas para dar formato a una carta comercial. Los ignoras bajo tu propio riesgo.
7. Revisar. Luego corrige de nuevo.
No importa qué tan dotado seas para la gramática, los errores y los errores tipográficos pueden colarse. Cuando creas que has terminado de escribir, lee tu artículo despacio y con atención, observando esos errores tipográficos. No confíes en el corrector ortográfico. Si es posible, imprima una copia impresa de su carta y léala, en voz alta, con un bolígrafo en la mano, marcando esos errores tipográficos, oraciones incómodas, líneas confusas. Si es realmente importante, pídale a alguien más que lo lea y le informe si se ha perdido algo.
8. Deje que se enfríe antes de enviar.
Especialmente si estás escribiendo para persuadir o quejarte, probablemente estés motivado por algunos sentimientos muy fuertes. Absolutamente escriba su primer borrador en el calor candente de la pasión. Expresa tus sentimientos. Póngalo todo en papel. Pero entonces . . . antes de imprimir y firmar, o presionar enviar, aléjese por un tiempo. Ve a hacer otra cosa. Deja que el calor de la pasión se enfríe. Luego regresa y vuelve a leer lo que has escrito. ¿Es justo? ¿Es inteligente? ¿Es verdad? ¿Es simpatico? ¿Te arrepentirías de haberlo leído en la televisión, frente a tu jefe y tu abuela? Haga los cambios que le parezcan apropiados después de que sus emociones se hayan asentado.
Entonces, y solo entonces, pulsa enviar.
¿Qué me he perdido? ¿Cuál es su desafío de comunicación más difícil? Sus preguntas y sugerencias están invitadas.
(Crédito de la foto: firma a través de Shutterstock)
