5 formas de obtener respuestas de correo electrónico más rápidas
5 formas de obtener respuestas de correo electrónico más rápidas
Después de organizar un curso sobre cómo enviar correos electrónicos a personas importantes y hablar con casi 200 personas sobre sus hábitos de correo electrónico, noté algunos problemas comunes que las personas tienen con el correo electrónico.
La queja número uno es que las personas no obtienen respuestas a los correos electrónicos que envían.
Aquí hay una muestra de las declaraciones que escuché:
“No puedo saber si mis correos electrónicos están siendo leídos o no. Odio cuando la gente no responde”.
“No sé cuándo o si mis correos electrónicos están siendo leídos. A veces siento que estoy escupiendo palabras en un abismo electrónico”.
“No puedo garantizar que las personas simplemente estén tirando mis correos electrónicos, pero si los están leyendo, ciertamente no están respondiendo”.
Bueno, no tengo todas las respuestas, pero tengo algunas sugerencias. Aquí hay cinco formas de obtener respuestas más rápidas a través del correo electrónico.
1. Escribe correos electrónicos más cortos
A la gente le encanta procrastinar. Y cada vez que un correo electrónico largo llega a nuestra bandeja de entrada, esa es otra excusa para procrastinar.
Es difícil enviar una respuesta rápida a un correo electrónico largo porque requiere tiempo para leer, tiempo para digerir y tiempo para responder. Además, la mayoría de los correos electrónicos largos incluyen múltiples preguntas o temas, lo que puede dificultar que el lector determine qué es importante dentro del mensaje. Esta confusión a menudo conduce a una mayor dilación.
Por otro lado, es muy fácil enviar una breve respuesta a un breve correo electrónico. No importa de qué esté hablando, un correo electrónico más corto siempre recibirá una respuesta más rápida.
Si desea respuestas más rápidas, facilite la respuesta del lector. Hágales una pregunta, hable sobre un solo tema y sea breve.
2. Escribe menos correos electrónicos
Si envía correos electrónicos a las personas todo el tiempo, entonces se acostumbrarán a ver un mensaje suyo en su bandeja de entrada. No hay ningún sentido de urgencia asociado con su mensaje porque saben que si no responden… bueno, pronto enviarán otro correo electrónico.
No se aproveche del hecho de que puede enviar un correo electrónico a cualquier persona en cualquier momento. Enseñe a las personas a valorar sus correos electrónicos enviando solo uno cuando tenga algo valioso e importante que decir.
3. Pide una respuesta
Suena simple, pero muchas veces nos olvidamos de hacerlo.
Explicamos claramente la situación en nuestro correo electrónico, tal vez incluso brindamos algunos pasos de acción, pero a menudo nos olvidamos de pedir una respuesta clara.
Como autor del correo electrónico, el siguiente paso siempre nos parece claro. Para el destinatario, sin embargo, puede que no sea tan obvio. En medio de un día ajetreado, y todos estamos ocupados, necesitamos que nos digan qué hacer en lugar de adivinarlo. Deje claro el próximo paso para el lector pidiéndole amablemente la acción que desea.
4. Comienza con una fecha límite
Otra razón para las respuestas tardías es la falta de urgencia.
Como sociedad, hemos adoptado un método de usar plazos para compensar nuestra tendencia a procrastinar. Como resultado, a menudo decidimos qué tareas vamos a realizar en función de la fecha de vencimiento de ciertos proyectos.
Cuando se trata de correo electrónico, esto significa que debe establecer una fecha límite clara o arriesgarse a esperar una respuesta hasta que el destinatario tenga «tiempo libre», lo cual rara vez ocurre.
Cuando escriba su próximo correo electrónico, intente incluir una fecha límite en las primeras una o dos oraciones del mensaje.
Por ejemplo,
«Hola, Mark,
A continuación se muestra el informe de TPS para la reunión de este viernes. Me encantaría tener sus pensamientos antes del miércoles a la 1:00 p. m. …”
Estamos condicionados a usar plazos. Si deja en claro cuándo necesita una respuesta, entonces es mucho más probable que reciba la respuesta para esa fecha.
5. Solo envíe un correo electrónico a una persona a la vez
Si es posible, nunca envíe un correo electrónico a más de una persona a la vez. Incluso si toma unos minutos adicionales enviar un correo electrónico a todos individualmente, encontrará respuestas mucho mejores gracias a ello.
La razón de esto es que las personas se quitan la responsabilidad de los hombros y la ponen en el grupo siempre que sea posible. Si envía un mensaje a cinco personas, entonces cada persona siempre asume que las otras cuatro harán las tareas descritas en el mensaje. El resultado, por supuesto, es que no se hace nada.
Si tiene que enviar mensajes a un grupo de personas a la vez, haga todo lo posible para asignar tareas a personas específicas en el mensaje. De lo contrario, estarás esperando que un hombre misterioso dé un paso al frente y actúe.
