Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo para hacer lo que importa

Última actualización el 10 de marzo de 2021

Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo para hacer lo que importa

Cuando ocurren cambios o interrupciones importantes en la vida, la gestión del tiempo es una de las primeras cosas que saltan por la ventana. En esas situaciones, el tiempo puede perder todas las definiciones. Es comprensible que los términos «urgente» e «importante» adquieran nuevos significados.

En su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Steven Covey popularizó un concepto que él llama matriz de gestión del tiempo. Covey divide el tiempo que pasamos despiertos en cuatro cuadrantes:

• Cuadrante 1: Urgente e Importante. Ejemplos: obtener ayuda en una emergencia médica o evitar que un niño pequeño corra hacia el tráfico.
• Cuadrante 2: No Urgente, pero Importante. Ejemplos: cambiar el aceite de su automóvil regularmente o cumplir con un objetivo interno de la empresa para responder de manera significativa a cada contacto con el cliente dentro de una hora.
• Cuadrante 3: Urgente, pero no importante. Ejemplos: un compañero de trabajo que se detiene para preguntar sobre el picnic de la empresa o responde a ofertas de «tiempo limitado».
• Cuadrante 4: Ni Urgente ni Importante. Ejemplos: desplazarse a través de las fuentes de las redes sociales, responder a los comentarios del sitio web publicados por personas que no conoce o sesiones de atracones de televisión.

Aquí está el gráfico de matriz ilustrado por Sage Automation:[1]

Para hacer el mejor uso posible de estos cuatro cuadrantes, debemos ser brutalmente honestos acerca de cómo y a qué asignamos los términos de Covey. Así es como se hace:

1. Ponga una cifra en dólares en su tiempo

Si desea eliminar las pérdidas de tiempo en su vida, comience a tratar su tiempo como si fuera dinero. Considerar el tiempo como un activo puede parecer un concepto algo confuso. Colocar signos de dólar en tus horas traerá claridad rápidamente.

El experto en finanzas Dave Ramsey sugiere hacer un seguimiento de cada centavo que gane asignando todo su dinero a una categoría. Por ejemplo, $ 1,000 de su próximo cheque de pago podrían caer en la categoría de «alquiler», $ 400 podrían ir a «comestibles», etc.

Hasta que comience a nombrar y controlar su tiempo, la gestión del tiempo no será más que conjeturas e intuiciones. La combinación de la matriz de gestión del tiempo de Covey y la técnica de Ramsey es el primer paso para ponerse en el asiento del conductor de la gestión del tiempo. Tal vez decidas que tu tiempo tiene un valor en efectivo de $30 por hora. Al final de un atracón de Netflix, por ejemplo, descubres que has pasado 4,5 horas. Eso llega a un valor neto de $ 135. Registre esto en un registro diario bajo «entretenimiento».

Si usted es como la mayoría de las personas, es probable que su momento de claridad llegue a fin de mes cuando sume los valores en dólares que ha asignado a sus diversas categorías de vida.

Si bien es posible que haya restado importancia a los $ 135 «gastados» en un solo atracón de TV, ¿cómo se sentirá cuando descubra que, en un mes, gastó $ 1,485 en esa categoría? Como punto de referencia, su inventario de tiempo disponible para un mes de 31 días, suponiendo 16 horas de vigilia al día, asciende a $14 880. Solo las horas de trabajo probablemente absorbieron algo en el rango de $4,500 a $6,000.

Ahora tiene el poder de aportar claridad real a la gestión de sus prioridades. ¿Ver televisión realmente valió casi el 10% de sus horas totales de vigilia? Solo tú puedes responder esta pregunta.

2. Prepárese para el éxito de la matriz de gestión del tiempo

Comience por escribir cada tarea

En este punto, todo lo que estás tratando de hacer es vaciar tu cerebro. No gaste energía pensando en la urgencia, la importancia o la fecha límite. Esa parte vendrá después. Por ahora, solo haz tu mejor esfuerzo para que todas las tareas zumban dentro de tu cerebro en una hoja de cálculo o en papel.

Use las herramientas que mejor le funcionen para que pueda descargar sus pensamientos lo más rápido posible. No se detenga hasta que esté seguro de haber capturado todo.

A continuación, asigne una fecha límite a cada tarea

Comience por completar esos plazos que sabe que están escritos en piedra. Para mantener relaciones saludables, querrá priorizar los compromisos que ya ha hecho con otras personas. Si es posible, fije sus plazos antes de lo que prometió; es posible que necesite ese tiempo flexible más adelante. Comience con el objetivo de gestión del tiempo de ser conocido como el tipo de persona que promete poco y cumple demasiado.

Resalta las tareas que sabes que son urgentes. Tenga cuidado con su aplicación del término «urgente». Lo que le parece urgente puede no tener consecuencias para su familia, amigos y clientes. Todo el mundo necesita llegar a una definición de trabajo personal, pero para empezar, utilice esta clasificación con moderación.

Prioriza los compromisos anteriores a medida que clasificas. Siempre puede regresar y actualizar una tarea específica a este estado, pero comience mostrando cierta moderación. Después de todo, si todo es urgente, entonces nada puede ser realmente urgente.

Reordene su lista por importancia

Aquí es donde el uso de una hoja de cálculo en lugar de papel realmente puede dar sus frutos. Inserte una columna de importancia en su hoja de cálculo, o elija un bolígrafo o marcador de diferente color si está usando papel o fichas. Asigne a cada tarea una calificación de importancia de 1 (nada importante) a 100 (de suma importancia).

Personalmente, me gusta usar una escala del 1 al 100 debido a la granularidad que proporciona. Por ejemplo, dos tareas pueden calificarse con un 8 en una escala del 1 al 10, pero puede diferenciar entre un 82 y un 88 al ordenar.

3. Conecte su vida a la matriz de gestión del tiempo

Ahora, da un paso atrás y mira lo que tienes. Si ha hecho su tarea, ahora debería ver cada una de sus tareas junto con su clasificación por importancia y urgencia.

Comience a mover cada tarea a uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo. Comience con las ubicaciones obvias. Una vez que están en la cuadrícula, puede evaluar las llamadas cercanas que podrían terminar legítimamente en cualquiera de los dos cuadrantes. Puede comenzar a reclasificar los elementos en términos de importancia o urgencia, y eso está bien. Es posible que te des cuenta de que algunas tareas no son tan importantes o urgentes como pensabas inicialmente.

P1: Mantener una pista de aterrizaje abierta

Trate de mantener tantas cosas fuera del cuadrante Urgente e Importante como pueda. Es posible que eso no sea posible en su primer intento de gestión del tiempo, pero establezca un objetivo a largo plazo de mantener un espacio abierto en el primer trimestre. Puede lograr esto al ocuparse de las tareas que aparecen en los otros tres cuadrantes de la manera más eficiente y efectiva posible.

Por ejemplo, el fundador de una startup ocupada aún querrá mantenerse en forma pero no tendrá horas para pasar en el gimnasio. El Dr. John Jaquish, autor de best-sellers del Wall Street Journal, recomienda el entrenamiento de resistencia variable sobre el entrenamiento con pesas pesadas. “Se ha comprobado científicamente que el entrenamiento de resistencia variable produce mejores resultados para el acondicionamiento físico en mucho menos tiempo”, dice el Dr. Jaquish. “Esto, combinado con una dieta rica en proteínas, puede brindarles a los empresarios los resultados que desean sin sacrificar horas valiosas de su día”.

Obviamente, podría recibir una llamada de un cliente dentro de 10 minutos que instantáneamente coloca algo en Q1. Ninguna planificación o preparación de su parte podría haber impedido que aterrizara allí, así que no es su culpa. Tu trabajo es mantener la pista de aterrizaje disponible para esta eventualidad.

P2: elimine estas tareas con bloques de tiempo dedicados

Si algo es importante, tiene una buena posibilidad de convertirse eventualmente en urgente. Usando el ejemplo del cambio de aceite, obviamente desea abordar esta tarea antes de que su motor se atasque. Si no lo hace, una tarea Q2 de repente tiene que reclasificarse como Q1, y tendrá un Q1 nuevo para hacerle compañía: «Consiga un coche de alquiler».

Es posible que otras tareas del segundo trimestre nunca se vuelvan urgentes, pero eso no disminuye la importancia de estos elementos más amplios. “Tal vez te hayas comprometido a aprender más para ayudar a promover el antirracismo en el lugar de trabajo”, señala la autora y colaboradora de Forbes, Dana Brownlee. “Es muy probable que ese objetivo no se materialice hasta que haya bloqueado el tiempo de manera proactiva en su calendario para asegurarse de que está asignando el tiempo necesario para lograr ese objetivo”.[2]

Sin un esfuerzo consciente para programar estas tareas, permanecerán para siempre sin hacer.

P3: Hágale algunas preguntas a sus artículos urgentes

Al menos un problema con esta categoría es que las tareas urgentes a menudo se hacen pasar por importantes. Es común confundir los dos, por lo que es fundamental aprender a hacer esta distinción. Un mensaje de texto de un posible cliente que espera conseguir es urgente, mientras que un correo electrónico de su agente de seguros que desea programar una revisión anual de la póliza probablemente puede esperar hasta el viernes.

Los correos electrónicos, los mensajes de voz, los mensajes de texto y otras formas de comunicación instantánea casi siempre conllevan una sensación de urgencia, pero pueden no ser importantes. Mientras mira las cosas que han llegado en el tercer trimestre, pregúntese si comparte el sentido de urgencia del remitente o no. Puede ser el momento de cancelar la suscripción a ciertos grupos, individuos o boletines para minimizar el desorden del tercer trimestre.

P4: Aproveche al máximo sus actividades no urgentes, no importantes

Q4 es el cuadrante en el que a todo aspirante a administrador del tiempo le gusta volcarse, pero no se apresure. Si bien definitivamente desea eliminar las pérdidas de tiempo, este también es el cuadrante donde vive el tiempo de inactividad. En lugar de prometer renunciar por completo a todas las actividades del cuarto trimestre, aproveche al máximo aquellas en las que participe.

Primero, comience eliminando o delegando tareas que no son el mejor uso de su tiempo. Claro, ese informe debe reformatearse, pero es probable que un interno lo haga por usted. Utilice el software de ventas para automatizar sus correos electrónicos de prospección para que no tenga que enviarlos todos usted mismo.

Cuando se trata de tomar un descanso, sea consciente de las actividades que lo dejan sintiéndose renovado y aquellas que lo dejan sintiéndose agotado. Di sí a ese paseo por el bosque y no a discutir con extraños en las redes sociales. Si elige sabiamente sus actividades de ocio, sacará el máximo partido a su inversión en el cuarto trimestre.

Pensamientos finales

La matriz de administración del tiempo de Covey es una excelente herramienta para adoptar cuando sienta que su horario lo controla a usted y no al revés. Es probable que tu éxito se reduzca a cuán honesto eres contigo mismo al asignar etiquetas.

No tenga miedo de preguntarse: «¿Es esto realmente urgente?» También deberá hacer distinciones claras entre lo que es importante para usted y lo que es importante para otra persona. Es demasiado fácil aceptar la etiqueta de otra persona de «importante» o «urgente» sin críticas.

Hay un punto óptimo en la gestión del tiempo que te permite tener el control total de tu horario sin caer en un pensamiento rígido. Los empresarios, en particular, deberán tener en cuenta cierta flexibilidad en sus horarios para poder aprovechar las oportunidades del primer trimestre que surgen sin previo aviso. Demasiada flexibilidad, sin embargo, y terminarás perdiendo el tiempo. A medida que personaliza las técnicas de Covey y Ramsey para que se adapten a su vida, concédase un poco de gracia para cometer errores y modificar según sea necesario. Llegarás ahi.

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