Cómo crear un horario efectivo para la gestión del tiempo

Publicado el 9 de marzo de 2021

Cómo crear un horario efectivo para la gestión del tiempo

¿Estás emocionado por el hecho de que tienes las mismas 24 horas en tu día que personas como Jeff Bezos, Bill Gates y Oprah Winfrey? ¿O te preocupa más el hecho de que solo tienes 24 horas al día para hacer todo? Hay quienes son capaces de lograr tanto en su día, y hay otros a los que parece que siempre se les acaba el tiempo. Si no ha logrado el éxito que busca en la vida, un excelente lugar para comenzar es conocer y mejorar la forma en que emplea su tiempo cada día. Al aprender a hacer un horario eficaz para la gestión del tiempo, puede estar seguro de centrar su tiempo y esfuerzo en las tareas que más le importan.

1. Un compromiso con su horario

Lo primero que debe hacer cada día es hacer su horario: saber qué tareas tiene que hacer y priorizar para que pueda tener un día más organizado. Aquellos que han dominado la elaboración de un horario efectivo lo han convertido en una forma de vida, no en una forma de conveniencia.

Muchas personas limitan su tiempo de programación a cuando las cosas ya se ponen realmente mal o cuando tienen tiempo «extra». Sin embargo, encontrará que programar su día es la mejor manera de asegurarse de tener el tiempo “extra” que está buscando.

Para disminuir la probabilidad de posponer las cosas, asegúrese de que todo lo que escriba en su horario o calendario sea algo que se comprometa a completar.[1] Al llenar su horario con cosas que hará, tendrá un sentido de urgencia para cumplir con su horario.

El problema que enfrentan muchas personas es que programan su día ideal, pero la mayoría de los días no son ideales. Cada día tiene problemas y situaciones únicas que no tenías planeado enfrentar ese día. Por ejemplo, programó una hora para ir al gimnasio antes del trabajo, pero tuvo que quedarse despierto hasta tarde la noche antes de trabajar para cumplir con una fecha límite, o recibió un correo electrónico tarde la noche anterior sobre la necesidad de llegar temprano al día siguiente porque había fue un problema descubierto en su informe.

Cuando haces un horario ideal, buscas un día ideal para implementarlo. Es por eso que, en cambio, debe hacer un horario honesto cada día sobre las cosas que se harán. Estas tareas son imprescindibles y, por tanto, hay que realizarlas independientemente de los problemas inesperados que puedan surgir a lo largo del día.

2. Encuentra tu enfoque

El primer paso para aprender a hacer un horario efectivo es pasar más tiempo creando bloques de tiempo y menos tiempo creando listas de tareas pendientes. Cuando crea una lista de tareas pendientes basada en tareas, corre el riesgo de no completar todo en su lista. A pesar de sus mejores esfuerzos de planificación, algunas de las tareas que enumeró pueden demorar más de lo previsto. Como resultado, puede descubrir que no ha completado muchas de sus tareas al final del día.

Un mejor enfoque para la programación efectiva es establecer bloques de tiempo (bloques de tiempo) para completar sus tareas más importantes cada día. En lugar de enumerar las tareas que desea completar cada día y trabajar en cada una hasta que se complete, establecerá una cierta cantidad de tiempo cada día para completar las tareas.

Por ejemplo, puede revisar y responder correos electrónicos de 8:00 a. m. a 8:30 a. m. todos los días. Luego, puede trabajar en un proyecto que vence más adelante en la semana de 8:30 a. m. a 10:30 a. m. Desde las 10:30 am hasta el mediodía, puedes trabajar en un proyecto diferente que también debes priorizar.

Los estudios muestran que el bloqueo de tiempo es una forma más productiva de administrar su horario porque está trabajando en bloques de tiempo concentrados.[2] Al agrupar tareas similares, te permites usar el mismo lado de tu mente, y este es el enfoque más ideal que cambiar con frecuencia de tu lado analítico a tu lado creativo.

3. Di no a «todo trabajo y nada de juego»

La productividad no es lo único que importa cuando se aprende a hacer un horario. También es importante que te dejes algo de tiempo para divertirte. Esto no contradice la idea de que su horario debe ser realista y no ideal. De hecho, este es el secreto para hacer un horario que funcione..

Demasiadas personas llenan su agenda con tareas y ambiciones profesionales que los dejan sin equilibrio. Trae equilibrio a tu horario asignando tiempo para tus amigos y familiares. Ya sea algo tan simple como una caminata al parque, ver una película o jugar un juego de mesa, asegúrese de dejar algo de tiempo con aquellas personas con las que disfruta pasar el tiempo.

Piensa en hacer un horario equilibrado como pensarías en empezar una dieta para adelgazar. ¿Qué posibilidades hay de que tenga éxito si restringe su dieta a frutas y verduras? Muchos estudios muestran que cambiar drásticamente su dieta generalmente resulta en una recaída en sus hábitos alimenticios anteriores e incluso puede causar otros problemas de salud.[3] Como resultado, corre el riesgo de perder todas las ganancias que obtuvo anteriormente.

Lo mismo es cierto para determinar cómo hacer un horario que sea efectivo. Si realiza cambios significativos en su horario diario durante la noche, corre el riesgo de perder todas sus ganancias en un corto período de tiempo.

4. Deje algo de tiempo para usted

Es vital que deje tiempo para usted, y solo para usted.[4] A menudo, existe un estereotipo negativo que rodea la idea de estar solo. Sin embargo, solo es donde tienes la oportunidad de ralentizar las cosas. La vida siempre se mueve a un ritmo tan rápido que a menudo puede olvidar por qué se está moviendo en primer lugar. Permítase un tiempo a solas para contemplar sus motivaciones, metas y aspiraciones.

Los seres humanos son bendecidos por encima de todas las demás criaturas con el don de ser conscientes de su existencia. Sabemos que estamos vivos y sabemos que vamos a morir. Podemos nadar río arriba o río abajo, solo porque sí. También podemos volar al norte o al sur, de nuevo, solo porque sí. El problema es que la mayoría de las personas no aprovechan esta increíble habilidad. Caemos en patrones y hábitos y continuamos permaneciendo en esos patrones.

Al dedicarte tiempo a ti mismo, te das el tiempo necesario para evaluar cómo pasas tu tiempo cada día. No caigas en el patrón de vivir una vida basada en decisiones que tomaste hace años y que ya no están alineadas con tus objetivos actuales.

Pensamientos finales

Hacer un horario es más que simplemente escribir una lista de tareas que vas a completar cada día. También se trata de distribuir su tiempo de una manera que le brinde la mejor oportunidad de vivir una vida sin remordimientos. Debe distribuir su tiempo de una manera que aumente su productividad mientras le deja tiempo para usted y sus seres queridos.

Toma el control de tu tiempo para que tu vida esté más alineada con aquellos a quienes respetas y admiras. Recuerde, todos tenemos las mismas 24 horas en el día, ya sea que use esas 24 horas para crear la vida de Jeff Bezos o use ese tiempo para crear la vida de alguien que está perdiendo el tiempo. De cualquier manera, es tu vida, así que trátala como el tesoro que realmente es.

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