14 plantillas de gestión del tiempo para ayudarte a organizarte

Por AutoestimaFeliz enero 8, 2022 Blog 0 comentarios

La gestión del tiempo es la habilidad que desbloquea todas las demás habilidades. Además, si quieres salir adelante mejor, la gestión del tiempo te ayudará. Si desea un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, la gestión del tiempo es la respuesta. Si desea sentirse menos abrumado y con más control, administrar mejor su tiempo es la respuesta. En el centro de una gestión del tiempo más eficaz se encuentra un sistema de gestión del tiempo y un conjunto de listas lo respalda. Estas plantillas de administración del tiempo pueden ayudarlo a crear esas listas.

Si tu mejor amigo usara tu sistema de gestión del tiempo, ¿qué diría?

Al leer este artículo, es probable que caiga en uno de los 3 grupos;

Aquellos en Negación: ‘Estoy tan ocupado que no hay forma de que tenga tiempo para mejorar mi gestión del tiempo’.
Aquellos en Ignorancia: ‘Mi sistema de administración del tiempo ha estado funcionando bien durante 15 años’.
Aquellos que lo necesitan: ‘Si esto puede ayudar, lo intentaré porque estoy seguro de que puedo hacer algunas mejoras’.

Apelando al grupo ‘Aquellos en necesidad’, estas plantillas de gestión del tiempo ayudarán. Son sencillos, prácticos y puedes usarlos de inmediato. Si tuviera tiempo, habría creado plantillas similares. Es difícil cuando estás en las trincheras.

Mi pasión es ayudar a los demás y siendo un ávido estudiante y formador de gestión del tiempo durante 14 años, quería compartir algo de lo que había aprendido. Aprendió de la manera difícil, por lo que no es necesario.

Cómo utilizar cada una de las 14 plantillas de gestión del tiempo

Las plantillas están diseñadas en orden de cómo deben usarse. La primera es la más difícil, las Áreas de resultados clave (KRA) y luego se vuelven progresivamente más fáciles. Por ejemplo, la ‘Lista de tareas diarias’, la ‘Lista de proyectos’ y la ‘Evaluación semanal’.

1. Áreas de resultados clave Plantilla de gestión del tiempo

Imagina el equipo de fútbol que apoyas, o si no tienes uno, un equipo que apoya un amigo, o simplemente uno del que hayas oído hablar. El mío es Oxford United (¡Cue el abuso suave!). Es probable que el KPI (indicador clave de rendimiento) de Oxford United gane la liga. Este es un objetivo de equipo que todos en el equipo pretenden lograr. Este objetivo no es para un individuo. Oxford United podría ganar la liga, pero ¿todos los jugadores «hicieron su parte»? Aquí es donde los KRA son importantes. Un área de resultados clave (KRA) es un objetivo individual. La idea es que si cada persona trabaja para lograr su KRA, el equipo debe lograr su KPI. Volviendo a nuestro equipo de fútbol, el KRA del portero podría ser una ‘hoja limpia’. El KRA del Delantero es marcar un gol por partido, y el KRA del Defensor es ganar el 80% de sus tacleadas. ¿Cuál es tu KRA?

Acción: Complete sus KRA usando la plantilla de gestión del tiempo n.º 1 para que sepa por qué está en la nómina: KRA.

2. Lista de tareas diarias Plantilla de gestión del tiempo

Esta plantilla de administración del tiempo es la más fácil de entender porque solo requiere una lista de lo que vas a hacer cada día. El desafío es que muchas personas escriben una lista de tareas continua y no una lista de tareas para cada día. Tener una lista de cosas por hacer cada día enfoca la mente. Si no tiene una lista de cosas por hacer todos los días, dos cosas tienden a suceder. Primero, estará atrapado en su bandeja de entrada de correo electrónico porque eso nos hace pensar que estamos trabajando duro y, por lo tanto, ‘ocupados’. En segundo lugar, otra persona llenará tu día de tareas si no las has elegido tú mismo. Estas tareas pueden venir en forma de correos electrónicos, solicitudes de jefes o acciones que recibe en una reunión. ‘Ten un plan cada día o alguien tendrá uno para ti’. Una lista de tareas diarias es la base de todo sistema de gestión del tiempo. Utilice esta plantilla todos los días.

Acción: Complete una lista de lo que hará mañana usando la plantilla de gestión del tiempo n.º 2 para que tenga su plan: la lista de tareas diarias.

3. Lista de proyectos Plantilla de gestión del tiempo

Muy pocas personas tienen una Lista de Proyectos ‘viva y que respira’. Algunos tienen uno, pero se escribió una vez y no se ha actualizado desde entonces. Una lista de proyectos es un medio para saber cuáles son las cosas importantes. Aquellas cosas que tendrán el mayor impacto positivo en nuestras KRA. Es la conexión entre la Lista de tareas diarias y la razón por la que está en la nómina, que son las Áreas de resultados clave. Al tener una Lista de proyectos, tiene transparencia de las cosas grandes e importantes. Las investigaciones nos dicen que cada persona tiene entre 50 y 70 proyectos en marcha en cualquier momento (hogar y trabajo). Esta plantilla solo pide 14.

Acción: Complete una lista de proyectos en los que está trabajando utilizando la plantilla de gestión del tiempo n.º 3 para realizar un seguimiento de las «cosas importantes»: la lista de proyectos.

4. Acciones de la reunión Plantilla de gestión del tiempo

Las reuniones son el mal necesario de cualquier trabajador del conocimiento. No podemos alejarnos de ellos. Parecen estar donde se pierden las horas y no se consigue nada. Una de las razones clave de esto es que las acciones no se capturan o no se capturan lo suficientemente bien como para que suceda algo sustancial. Por supuesto, cumplir con los objetivos, los asistentes correctos, el enfoque, etc., también son razones válidas. Esta plantilla comienza con la captura de las acciones. Esto se debe a que, al capturar acciones claras, las personas no tendrán espacio para retorcerse y decir: «Pensé que estaba haciendo eso», «¿O qué significaba esa acción?» o «Recibí las acciones ayer». La reunión hace 2 semanas’.

Acción: Complete la plantilla de administración del tiempo n.° 4 para que pueda aumentar la probabilidad de que se completen las acciones: Acciones de la reunión.

5. Lista de espera Plantilla de gestión del tiempo

Delegas en personas. Gente de arriba. Gente Abajo. Gente al lado. ¿Cómo hace un seguimiento de a quién le ha pedido que haga qué y cuándo? Una lista de espera le ayuda a realizar un seguimiento. Esta plantilla proporciona un lugar para estacionar lo que ha pedido que se haga para que no siga acosando a la persona y para que tenga claro cuándo desea que complete la tarea. Y para que, por supuesto, no se te olvide. La clave para una lista de espera exitosa es evaluarla. Esto puede ser todos los días, mientras que es una pieza nueva en su sistema de gestión del tiempo. ‘Más adelante en el camino’ puede ser solo al comienzo y al final de la semana a medida que se sienta cómodo usando esta plantilla.

Acción: Complete una espera usando la plantilla de gestión del tiempo n.º 5 para que tenga el control de lo que ha delegado: la lista de espera.

6. Lista de distracciones Plantilla de gestión del tiempo

Uno de los mayores desafíos de la gestión del tiempo, y especialmente en una oficina abierta, es comenzar una tarea y completarla. Los alumnos de nuestro curso de capacitación en administración del tiempo nos dicen que esta es la razón por la que sienten que no hacen nada. Parte de la razón de esto es que los trabajadores del conocimiento tienen que hacer malabarismos con muchas pelotas. En parte se debe a que posponemos las cosas porque no nos «gusta una tarea». Principalmente se debe a que no tienen una forma estructurada de lidiar con los pensamientos errantes. Una ‘Lista de distracciones’ es una plantilla simple que mantendría en su escritorio. Luego, a medida que se enfoca en una tarea y luego los pensamientos vienen a su mente, los escribe, los saca de su cabeza, lo que le permite volver a la tarea en cuestión. Se agrega más del 50% del tiempo a una tarea al no comenzarla y completarla de una sola vez. Imprima y mantenga esta plantilla en su escritorio o manténgala abierta en su pantalla.

Acción: Complete la plantilla de gestión del tiempo de la lista de distracciones n.° 6 para que pueda concentrarse en completar una tarea de principio a fin: la lista de distracciones.

7. Objetivos semanales Plantilla de gestión del tiempo

Imagine un equipo de ventas sin objetivo de ventas, o el equipo de fútbol de Oxford United que sale a jugar todos los sábados ‘solo para divertirse’. Es lo mismo con la gestión del tiempo. Probablemente tenga objetivos (KPI y KRA) para el año o el trimestre. Estas plantillas lo desafían a tener metas para la semana. Al comienzo de la semana, esta plantilla pregunta: ‘Si miraras hacia atrás esta semana, ¿qué te gustaría haber logrado?’. Escribir nuestras metas para la semana nos ayuda a concentrarnos en lo que es importante a medida que nos «atascamos en las trincheras» de correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones. Idealmente, las metas semanales tendrían un impacto positivo en los proyectos prioritarios, que a su vez tienen un impacto en sus KRA, que tienen un impacto en los KPI. Si esto sucede, tiene una cadena de eslabones de acero que atraviesa su gestión del tiempo y la mantiene conectada y fuerte.

Acción: Complete sus objetivos semanales para esta semana para que haya identificado lo que quiere lograr utilizando la plantilla de gestión del tiempo n.º 7: objetivos semanales.

8. Evaluación Semanal Plantilla de gestión del tiempo

Al comienzo de la semana has completado la plantilla de ‘Objetivos semanales’ con las 7 cosas que quieres lograr esa semana. Al final de la semana tiene sentido ver cómo te fue. La plantilla de evaluación semanal le pregunta si logró esos objetivos semanales con una herramienta simple llamada ‘PMI’: Positivo, Menos e Interesante. Al final de la semana, escribe 3 cosas que fueron positivas sobre la semana, 3 cosas que fueron negativas o no tan buenas sobre la semana y 3 cosas que fueron interesantes sobre la semana. Por ejemplo, ‘P: Gran reunión con el nuevo cliente ABC’, ‘M: Solo logré 4 de 7 objetivos’ y ‘I: Dos miembros de mi equipo están enfermos’. El último cuadro le pide que realice una acción de administración del tiempo después de haber evaluado su semana, por ejemplo, ‘Programaré en mi diario 1 hora por semana para el proyecto XYZ’.

Acción: Complete la Evaluación semanal para saber si logró sus Metas semanales utilizando la plantilla de gestión del tiempo n.º 8: Evaluación semanal.

9. Metas Mensuales Plantilla de gestión del tiempo

Similar a ‘Objetivos semanales’. Esta plantilla te pide que escribas las grandes cosas que quieres lograr ese mes.

10. Evaluación Mensual Plantilla de gestión del tiempo

La plantilla de administración del tiempo de ‘Evaluación mensual’ le pide que evalúe las metas que escribió en la plantilla de ‘Objetivos mensuales’.

11. Metas anuales Plantilla de gestión del tiempo

La plantilla ‘Objetivos anuales’ completa la serie de Objetivos; Semanal, Mensual y luego Anual. El desafío de establecer metas anuales es hacerlas lo suficientemente grandes como para justificar ser una meta anual, pero no demasiado grandes como para que puedan ser ‘metas de vida’. Los objetivos de vida no se discuten dentro de estas plantillas.

12. Evaluación Anual Plantilla de gestión del tiempo

Completada en enero, la ‘Evaluación anual’ se trata de mirar hacia atrás al año pasado. Identificar lo que funcionó, lo que no funcionó y la lección aprendida para escribir las metas anuales del próximo año.

13. Lista de algún día tal vez Plantilla de gestión del tiempo

Esta plantilla es esencial para lograr una de las mentalidades clave de un administrador del tiempo eficaz. La mentalidad se resume mejor con la frase: «Las personas más exitosas son las que tienen la cabeza vacía». La Lista de tareas diarias y la Lista de proyectos son excelentes plantillas para administrar nuestras tareas inmediatas y grandes. La lista Algún día puede ser es un lugar para poner todas esas cosas que desea hacer, pero que simplemente no son urgentes o importantes ahora. Algunos ejemplos pueden ser, ‘Presentar todos los documentos de la casa’, ‘Obtener una pensión’, ‘Escribir un plan de sucesión para la empresa’.

Acción: Complete la lista Algún día tal vez para que tenga un lugar para poner ‘todo lo demás’ utilizando la plantilla de gestión del tiempo n.º 13: Lista Algún día tal vez.

14. Gestión del tiempo del proyecto Plantilla

El trabajador del conocimiento medio gestiona proyectos y si son honestos consigo mismos su experiencia en la gestión de proyectos es justo lo que tienen de forma autodidacta. Es posible que hayan oído hablar de grandes proyectos de TI gestionados con diagramas de Gantt o calificaciones como Prince2. Sin embargo, anhelan algo simple que les dé control sin ser demasiado engorroso de usar. Esta plantilla de una página lo ayuda a administrar mejor sus proyectos importantes al prepararse mejor y evitar las razones principales por las que los proyectos fallan.

Acción: Complete la Plantilla de gestión del tiempo del proyecto n.º 14 para prepararse mejor para proyectos importantes y mantenerlos encaminados: Plantilla de proyecto.

Descargue y use estas plantillas de gestión del tiempo

Descargue estas 14 plantillas de administración del tiempo para usarlas con lápiz y papel.

Descargue estas 14 plantillas de gestión del tiempo para completarlas en pantalla.

Comience incorporando una de estas plantillas en su sistema de gestión del tiempo. Luego otra a la semana, hasta que estés usando la plantilla habitualmente. Se necesitan 21 veces para formar un hábito. Ahora puedes organizarte más. ¡Buena suerte!