10 formas de mejorar las habilidades de gestión de equipos y aumentar el rendimiento

Última actualización el 21 de julio de 2021

10 formas de mejorar las habilidades de gestión de equipos y aumentar el rendimiento

He pasado la mayor parte de mi vida como empresario, al igual que mi padre, abuelo y bisabuelo. Parecía haber algo en nuestros genes que nos hacía querer estirar nuestras alas y hacer lo nuestro.

Pero hace unos años vendí mis negocios y me cansé del golf 5 días a la semana. Sin mencionar que el seguro de salud y otros costos aumentaron y mis ingresos no. Así que decidí tomar un trabajo como gerente en una compañía Fortune 500. Aquí obtendría ingresos, beneficios y un sabor de vida empresarial que nunca había experimentado.

¡Duré dos meses! En mi opinión, el estilo de gestión dañó la productividad mucho más de lo que ayudó. Como gerente, se esperaba que yo gobernara a mi equipo con mano de hierro. Estaba literalmente en su manual que no importaba lo bueno que fuera un empleado, no existía el empleado perfecto, así que debía abordar los problemas más pequeños con los mejores empleados. Esto nunca ayudó a la cohesión del equipo y, francamente, creó resentimiento entre la gerencia y el empleado.

Entonces, después de dos meses, entré en la oficina de los jefes y dije que no era apto para la cultura corporativa de esta empresa. A pesar de que nunca me dijo que había hecho un buen trabajo, comenzó a ofrecerme incentivos para quedarme, más paga, una mejor posición, etc. Pero sabía que esa era la cultura de la empresa desde el principio y no iba a cambiar, así que Rechacé cortésmente y comencé mi propio negocio de marketing de afiliación.

Ahora, a lo largo de los años, he sido dueño y he operado muchos tipos diferentes de empresas con una cantidad de empleados que van desde 1 (yo) hasta más de 400 y muchos en el medio, he probado muchos estilos de gestión diferentes y dependiendo de la empresa y quién sus empleados, algunos estilos de gestión funcionaron mejor que otros. Pero, en general, he encontrado diez formas relativamente sencillas de mejorar las habilidades de gestión de equipos y aumentar la productividad.

Descubrí que si es propietario, ejecutivo de alto nivel o simplemente gerente de un solo equipo de personas, estos diez consejos pueden aumentar la productividad en casi todas las situaciones:

1. Sea claro acerca de sus objetivos y escríbalos

Ahora, esta parte en particular debe ser escrita por el propietario o el director ejecutivo, ya que los gerentes de nivel inferior tomarán esos objetivos y los aplicarán a sus propios equipos de personas.

Tenga en cuenta que esto no significa escribir «Vamos a hacer widgets y convertirnos en el fabricante de widgets más rentable del mundo». Cualquiera podría pensar en eso. Sus objetivos deben ser claros y alcanzables y tener formas de medir el progreso. Un objetivo mucho más claro sería aumentar las ganancias en un 10% en un año. Luego puede tener objetivos específicos para los gerentes de diferentes departamentos.

Por ejemplo, el objetivo del director de marketing puede ser encontrar formas de marketing nuevas y más eficientes para que sus esfuerzos de marketing lleguen a un 5 % más de clientes con el mismo presupuesto. El gerente de producción puede tener algunas buenas ideas sobre cómo optimizar la producción para aumentar la productividad. Un objetivo para el gerente de ventas puede ser entrar en un mercado nuevo o sin explotar.

Lo importante es que sus objetivos generales sean claros, todos sus gerentes estén a bordo y sepan lo que se espera de ellos y que supervise continuamente el progreso de cada departamento. Este proceso debe ser repetido por sus gerentes a los miembros de su equipo.

2. Plantéate objetivos

Ahora bien, esto puede parecer lo mismo que proponer objetivos, pero no lo es.

Los objetivos se pueden considerar como el resultado final, donde quieres estar. Los objetivos son los pasos que debe tomar para alcanzar las metas. Echa un vistazo a este artículo para conocer sus diferencias:

Metas vs Objetivos: ¿Cómo usarlos para tener éxito en la vida?

Por ejemplo. un objetivo podría ser aumentar la satisfacción del cliente y los objetivos para lograrlo podrían incluir tiempos de envío más rápidos, devoluciones más fáciles y mejoras en el servicio al cliente, etc.

4. Contrate a personas competentes y luego quítese de en medio

Como gerente, su jefe o alto ejecutivo debería haber repasado los objetivos de la empresa para que tenga una buena comprensión de dónde quiere estar la empresa. Un buen gerente debe establecer objetivos claros para el departamento con objetivos razonables, alcanzables y medibles. Luego puede tomar los objetivos que se han establecido para su departamento y dárselos a cada empleado de acuerdo con su nivel de habilidad.

Ahora puede que hayas notado que la segunda parte del consejo era «apártate de su camino». Esto es solo si contrató a las personas que tienen las habilidades correctas. Parte de su trabajo como gerente es verificar y medir el progreso de sus empleados. Si está encontrando a alguien que parece que no puede mantenerse al día, intente ubicarlo con un mentor, o incluso desglose sus responsabilidades laborales para que no parezcan abrumadoras.

Pero la conclusión es que usted tiene la responsabilidad con la empresa de terminar su parte de la misión general a tiempo y bien, de lo contrario, se reflejará en usted como gerente. Si bien a nadie le gusta, la terminación puede ser la única solución.

5. Tenga reuniones periódicas con su personal

Los problemas, las cuestiones y los cuellos de botella surgirán inevitablemente en cualquier organización. Parte de su trabajo como gerente es identificar los problemas y corregirlos antes de que se conviertan en problemas.

Tener reuniones productivas regulares con su personal es clave para identificar problemas antes de que se salgan de control.

Digamos que sus empleados tienen dificultades para enviar artículos a tiempo porque no pueden sacarlos del almacén lo suficientemente pronto. ¡Aquí es donde usted gana su dinero!

Lo que no quiere es que la gente del departamento de envíos llame al almacén y se convierta en una pelea a gritos. Es hora de una reunión con el gerente del almacén. Quizás el problema es que no obtienen predicciones confiables sobre la cantidad de unidades que se venden cada mes. Ahora hemos identificado el problema, la falta de comunicación entre ventas y almacén.

Casi todos los problemas surgen debido a la falta (o problema) de comunicación. Un buen entrenador será el intermediario entre el equipo y los entrenadores de los otros equipos. Mientras prevalezca la cabeza fría, casi siempre se puede encontrar una solución que satisfaga a todos.

6. Utilice el método «sándwich» cuando se enfrente a problemas que surjan de buenos empleados

Todos cometemos errores, algunos son pequeños y se pueden tratar con un memorándum para el equipo o una palabra rápida con el empleado infractor. Sin embargo, un empleado excelente puede cometer un error importante que puede causar una interrupción grave en la responsabilidad de su unidad. Estos tipos de problemas deben ser abordados por usted, el gerente.

Siempre y cuando esto ocurra una sola vez y el empleado no haya tenido problemas en el pasado. El enfoque de sándwich es el mejor.

Comience explicando que el empleado es valioso para la organización y que, en general, su trabajo ha sido una influencia positiva en la empresa.

A continuación, aborde el problema que ocurrió y qué medidas se podrían tomar para evitar un problema similar en el futuro.

Cierre la conversación reiterando el valor que el empleado tiene para la empresa y refuerce los pasos que se tomarán para evitar el problema nuevamente.

7. Recuerda siempre que los ejemplos funcionan mejor que el refuerzo positivo o el refuerzo negativo

El palo y la zanahoria siempre ha sido un recurso para la gestión de los empleados. Puede usar la zanahoria para atraer a sus empleados a hacer lo que usted quiere, o puede usar el palo para castigar a los empleados por no hacer lo que se esperaba de ellos. O puedes ser un ejemplo de lo que se espera de ellos.[1]

Como dije antes, todos la cagan, incluso tú. Cuando la cagues, ¡hazte responsable de ello!

Parte de su trabajo como gerente es ser un ejemplo para aquellos a quienes dirige. Sea abierto sobre sus errores y los pasos que está tomando para evitar hacer lo mismo en el futuro. Después de todo, no puede esperar que sus empleados admitan errores si usted no es el ejemplo.

Debería haber un proceso establecido para cuando suceden cosas como esta. Reconozca el problema, analice la causa raíz del problema, implemente procedimientos para evitar que vuelva a ocurrir el error, evalúe la solución que ha encontrado y, si funciona, siga adelante.

8. Sea inteligente al construir su equipo

Como gerente, debe lidiar con muchas situaciones, personas y personalidades diferentes. También se le darán responsabilidades nuevas y, a veces, más, incluidas cosas como elaboración de presupuestos, previsiones, presentaciones y nómina. Así que piense seriamente en sus propias fortalezas y debilidades para que pueda contratar en consecuencia.

Quiere personas que complementen sus fortalezas y lo ayuden con sus debilidades. Hay un viejo dicho que dice que debes “contratar despacio y despedir rápido “.[2] Es bueno tenerlo en cuenta, tómese su tiempo para encontrar a la persona adecuada para el trabajo.

Una vez que los haya capacitado y les haya dado todas las herramientas para el trabajo, puede evaluarlos. Si por alguna razón no está a la altura de las expectativas (¡lo tenías claro!), entonces, podría ser mejor despedirlo rápidamente y buscar una nueva persona.

Veo tantas situaciones en las que se contrata a una persona para un trabajo para el que no está calificada o simplemente no puede hacer un buen trabajo y permanece allí año tras año. Mantener a las personas equivocadas dañará a su equipo, inspirará resentimiento con los otros miembros del equipo y pasará mucho más tiempo cuidando niños en lugar de concentrarse en cosas más importantes.

Esto en realidad se remonta a asumir la responsabilidad de sus errores. Has identificado el error de contratar a la persona equivocada, así que resuélvelo rápidamente, rectifica contratando a la persona adecuada y sigue adelante.

9. Mantén una actitud positiva y promuévela dentro de tu equipo

Todos hemos tenido ese jefe o compañero de trabajo gruñón al que nunca pareció importarle mucho. ¿Los respetaste y admiraste? Por supuesto que no, las personas se sienten naturalmente atraídas por otras personas que tienen una actitud positiva y optimista.

Tener una actitud positiva hará que su trabajo como gerente sea mucho más fácil porque es mucho más probable que la gente lo siga.

En cuanto a su equipo, fomente las actividades de formación de equipos. Sabemos que no a todo el mundo le gustará ni se llevará bien con los demás. Por lo tanto, use ejercicios de creación de equipos como una forma de asegurarse de que su equipo se mantenga orientado a los objetivos.

10. No olvides usar el refuerzo positivo

A menudo, nos quedamos demasiado atrapados en lo que estamos haciendo. Después de todo, como gerentes, generalmente hacemos malabarismos con varios asuntos, problemas y plazos diferentes a la vez, que olvidamos simplemente decir «gracias».

No tenga la actitud de que sus empleados solo están haciendo su trabajo. Esa fecha límite del proyecto que se adelantó, el proyecto inesperado que se dejó caer en el regazo de su equipo hace que la vida de todos sea más difícil. Especialmente la tuya, ahora tienes una bola más para hacer malabarismos.

Entonces, cuando ese proyecto se termine a tiempo o cumpliste con la nueva fecha límite, no olvides mostrar gratitud a tu equipo, quienes fueron los que realmente lo hicieron posible. Sí, todavía tienes 4 pelotas haciendo malabares en el aire, pero tener una actitud positiva te convierte en un líder más efectivo.

El refuerzo positivo fortalece esa relación gerente-empleado.[3] Puede tomar muchas formas diferentes y variará según la compañía, algunas pueden permitir un día adicional de PTO, tarjetas de regalo, reconocimiento público o simplemente un reconocimiento privado de parte de usted, el jefe, sea cual sea la forma que tome, es importante que se aprecien sus logros.

La línea de fondo

Los gerentes tienen múltiples responsabilidades y trabajos que realizar, y puedo garantizar que una de las tareas más importantes de la gerencia es utilizar todos los activos de la empresa de la manera más eficiente y productiva posible.

Si administra empleados, entonces representan un gran activo de la empresa que tiene la obligación de administrar de la manera más productiva posible.

Al brindar a sus empleados la capacitación adecuada por adelantado y practicar buenas técnicas de comunicación, puede minimizar el tiempo que dedica a corregir errores y concentrarse en entregar proyectos a tiempo y nuevos negocios. Esto puede significar un gran aumento en la productividad a un costo mínimo.

No conozco a ningún jefe al que no le gustaría ver un aumento en el rendimiento que requiera poca o ninguna inversión. Así que prepárese para el éxito con estos 10 consejos para mejorar las habilidades de gestión de equipos y aumentar el rendimiento.